探析小學(xué)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策

　　摘 要：隨著信息技術(shù)與多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理模式正在被不斷地創(chuàng)新與改變，其中檔案信息化建設(shè)是最為徹底的轉(zhuǎn)變，這是學(xué)校檔案建設(shè)的發(fā)展的一個必然的趨勢。學(xué)校檔案建設(shè)的一個重要的課題與全新的挑戰(zhàn)就是檔案的現(xiàn)代化管理，這就要求學(xué)校在檔案管理的過程中不斷地加強檔案信息化建設(shè)。本文將探討學(xué)校檔案信息化建設(shè)中存在的問題及改進措施。
　　關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；信息技術(shù)；數(shù)據(jù)庫
　　檔案信息化在檔案學(xué)里并沒有一個既定的概念，具體來講，檔案信息化是指將檔案信息的采集、傳遞、查詢等網(wǎng)絡(luò)化，存儲數(shù)字化，管理標準化，將檔案信息的采集、傳遞、儲存和查詢一體化，四者合一。檔案信息化建設(shè)是指利用先進的信息技術(shù)建設(shè)檔案的信息庫，方便檔案信息的管理和查詢。學(xué)校檔案信息化建設(shè)并不是依靠某一個部門或者在某一階段就可以完成的事，需要學(xué)校各個部門全方位的配合，不斷對檔案信息資源，檔案信息網(wǎng)絡(luò)，檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息管理制度等各個方面進行提升、完善，特別是檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)不能間斷，一定要加強檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)水平。
　　1學(xué)校進行檔案管理信息化建設(shè)的必要性
　　1）檔案管理的信息化是時代發(fā)展的必然趨勢。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，社會生活的方方面面，都已經(jīng)無法離開計算機的幫助。同時，計算機技術(shù)應(yīng)用在教育領(lǐng)域，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用，電化教學(xué)，以及檔案的信息化管理，這已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢。隨著改革開放的不斷深入，市場經(jīng)濟得到前所未有的發(fā)展，競爭是市場經(jīng)濟的本質(zhì)，誰能夠把握事物發(fā)展的趨勢，并采取積極有效的手段去適應(yīng)時代的發(fā)展，誰就能夠在未來的發(fā)展中取得競爭優(yōu)勢，所以學(xué)校必須要加強檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)時代發(fā)展的需求。
　　2）能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好的為決策提供基礎(chǔ)。學(xué)校事業(yè)的發(fā)展是基于領(lǐng)導(dǎo)干部的管理與決策，面對機遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當(dāng)，政令通暢，就能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學(xué)校的各項工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯誤的決策，會制約學(xué)校各項工作的順利開展，甚至?xí)�讓學(xué)校蒙受重要的經(jīng)濟損失，而這些決策的制定又是基于學(xué)校內(nèi)部所產(chǎn)生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項重要依據(jù)。因此，實現(xiàn)檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確決策，打下堅實基礎(chǔ)。
　　3）使檔案管理的工作效率大幅度提高。學(xué)校在教學(xué)、科學(xué)研究以及日常管理的過程中，會形成大量有著重要保存價值的文件檔案、教務(wù)檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統(tǒng)的管理方式，可利用的價值十分有限，當(dāng)對這些檔案進行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開放，從傳統(tǒng)的手工操作進入現(xiàn)代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現(xiàn)出檔案在推動教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。
　　2學(xué)校檔案信息化建設(shè)的對策
　　2.1制定規(guī)劃，突出重點，推進檔案信息化建設(shè)工作
　　檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)該首先破除對信息化建設(shè)工作中存在的認識誤區(qū)，堅持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點，結(jié)合本單位信息化工作發(fā)展水平來開展。要從本單位實際出發(fā)，講求實效，做到建一個成一個，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。
　　2.2 重視檔案業(yè)務(wù)流程的重組。
　　第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結(jié)合，實現(xiàn)文檔一體化，可以自動完成各類檔案資料的統(tǒng)計工作，繪出各類統(tǒng)計報表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實現(xiàn)自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行查閱和對外提供服務(wù)。第三，檔案指導(dǎo)、編研從有形實體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來越不適應(yīng)檔案管理信息化的需要，所以有必要從管理理念到組織機構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進行有效重組，以適應(yīng)變革的要求。
　　2.3 增強保密意識，采取有效措施，構(gòu)筑檔案信息的安全保障體系
　　檔案部門應(yīng)樹立科學(xué)的正確的檔案信息安全觀念，堅持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規(guī)章制度，形成計算機網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現(xiàn)代信息社會中應(yīng)樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。
　　2.4 加強組織協(xié)調(diào)，整合檔案信息資源，做好信息化建設(shè)的核心工作
　　作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過設(shè)置高效率的工作機構(gòu)來協(xié)調(diào)其工作的開展。其工作機構(gòu)應(yīng)包括：信息化建設(shè)的組織管理機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計建造機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機構(gòu)等。其中組織管理機構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程的組織效率；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計建造機構(gòu)是具體負責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計和工程建造的機構(gòu)；網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實際運作者，負責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運行維護和檔案信息的組織、發(fā)布與更新。
　　2.5 加強檔案信息標準化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件
　　檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務(wù)性標準規(guī)范和技術(shù)性標準規(guī)范。其中，管理性標準規(guī)范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與標準及數(shù)字檔案信息資源合法化確認標準等；業(yè)務(wù)性標準規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規(guī)范；技術(shù)性標準規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標準規(guī)范等。
　　2.6 調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高員工素質(zhì)
　　在當(dāng)前狀況下，各檔案管理機構(gòu)可以通過引進與培養(yǎng)相結(jié)合的方式，調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，對急需人才和高端人才加以引進，對現(xiàn)有管理人才通過培訓(xùn)、在崗自學(xué)等方式進行培養(yǎng)，建立一支掌握檔案管理和信息技術(shù)，知識結(jié)構(gòu)合理的復(fù)合型檔案管理人才隊伍，能夠適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開發(fā)利用不足等問題。
　　3 結(jié)束語
　　我國學(xué)校檔案管理工建設(shè)已經(jīng)隨著時代的發(fā)展，朝著現(xiàn)代化的方向努力的邁進。但是學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是一個長期性的工程，它不是一朝一夕就能完成的，需要我們學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與工作人員不懈的努力與堅持，轉(zhuǎn)筆思想觀念，只有這樣，我們才能提高學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的效率，才能是學(xué)校的檔案管理工作真正的服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于教職工與學(xué)生，從而更好的推動學(xué)校各項事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。
　　參考文獻
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　　[2]張建國，張英彩.關(guān)于檔案信息化建設(shè)中幾個問題的思考[J].山東檔案.2012，13（03）：10-11.

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