[信息化管理下的醫(yī)院財務內(nèi)部控制探討]財務內(nèi)部控制

　　【摘要】隨著信息化的發(fā)展,醫(yī)院各項管理工作都已利用信息管理系統(tǒng)來實現(xiàn),這種情況下,財務內(nèi)部控制和風險防范就越來越重要。本文從五個方面談到了在信息化管理下如何加強醫(yī)院財務內(nèi)部控制,以保證醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)正常有效的運行。
　　【關鍵詞】醫(yī)院 信息管理 內(nèi)部控制
　　
　　隨著科學技術的發(fā)展,會計信息化管理在醫(yī)院的財務管理中被廣泛應用,醫(yī)院的會計管理已經(jīng)從原有的手工記賬、結賬變?yōu)橛嬎銠C管理�！夺t(yī)院財務會計內(nèi)部控制規(guī)定(試行)》的出臺,對廣大醫(yī)院財會工作人員的素質和業(yè)務能力提出了更高要求。由于醫(yī)院既不同于工業(yè)企業(yè),也不同于商業(yè)企業(yè),醫(yī)院信息化有自身的特殊性。醫(yī)院財務電算化信息系統(tǒng)由五部分組成:會計核算軟件系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、藥品核算管理系統(tǒng)、醫(yī)保信息管理系統(tǒng)、庫存物資管理系統(tǒng)。
　　
　　一、如何提高會計核算軟件系統(tǒng)與HIS的銜接
　　
　　醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)作為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的標志之一,已經(jīng)在各公立醫(yī)院普遍應用。信息系統(tǒng)下的工作人員要有明確的崗位和職責分工,應設置系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理員、系統(tǒng)維護員、操作員和審核員、記賬員、會計檔案管理員等崗位,各崗位按不相容崗位加以分離的原則給予授權,各操作員之間權限明確且要相互制約。未經(jīng)授權的人員不得操作系統(tǒng)軟件,不得進入、操作相應的功能模塊,以達到相互制約、預防或減少錯誤發(fā)生的目的。
　　對于會計業(yè)務的處理流程,醫(yī)院在會計軟件中設計了防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序,違反操作規(guī)程和操作時間應及時予以提示和制止,建立操作日志制度。計算機程序中應對所有操作留有記錄,包括操作時間、操作者、操作內(nèi)容等。對已記賬和已記賬業(yè)務設置不可修改或逆操作程序。要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補充登記來更正。加強內(nèi)部牽制、內(nèi)部審核,從而減少病人費用差錯率。
　　1、會計核算軟件系統(tǒng)中會計核算的時間應與HIS系統(tǒng)一致,只有這樣才能保證會計核算的準確性。
　　2、及時核對門診收入與HIS門診收入統(tǒng)計數(shù)。核查收款員繳款與HIS門診收入是否相符,重點檢查門診病人退費手續(xù)是否完備,退回的發(fā)票聯(lián)與存根聯(lián)是否相符,對可疑的退費要詳查。
　　3、按月核對預交金總賬科目發(fā)生額與HIS系統(tǒng)預交金繳存統(tǒng)計數(shù)是否一致,重點加強預交金的核查與控制。
　　4、按月核對會計核算軟件系統(tǒng)住院收入總額與HIS住院收入?yún)R總額是否一致。核查應收在院病人醫(yī)療費用和HIS系統(tǒng)中的統(tǒng)計額,保證住院收入安全匯繳。
　　
　　二、如何加強固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制
　　
　　綜合醫(yī)院的大型精密設備和儀器數(shù)量多,價值高,內(nèi)部會計控制必須到位,國有資產(chǎn)管理辦公室負責醫(yī)院固定資產(chǎn)的數(shù)量與金額管理,財務科對固定資產(chǎn)實行金額控制,要在主管院長的統(tǒng)一領導下,將各職能部門與使用單位組成管理體系,明確職責,制定制度,從論證、決策、實施、使用到清理的全過程進行有效的控制,建立健全三賬一卡制度,防止資產(chǎn)流失、轉移。
　　1、編制預算,統(tǒng)籌安排,合理利用。各部門應在上年末提交下年度購置設備的申請、預算,由設備部門統(tǒng)一編制預算,組織專家進行論證。最大限度地減少盲目性,降低空置率,提高設備的使用效率,實現(xiàn)院內(nèi)資源共享。財務部門根據(jù)預算和設備采購合同支付款項,對超出預算的支付申請,不符合合同規(guī)定的支付申請堅決不予支付。
　　2、固定資產(chǎn)驗收合格后,財務部門根據(jù)驗收單據(jù)及時辦理財務轉賬手續(xù),增加固定資產(chǎn)。要求使用固定資產(chǎn)動態(tài)管理信息系統(tǒng),將該固定資產(chǎn)的分類代碼編號、名稱、規(guī)格型號、取得日期、使用狀況、使用方向、金額、累計使用年限等項目錄入信息系統(tǒng)做成固定資產(chǎn)卡片,形成基礎數(shù)據(jù)庫,每月固定資產(chǎn)會計打印固定資產(chǎn)明細賬,向財務科上報固定資產(chǎn)報表,財務科將報表金額與會計核算軟件系統(tǒng)的固定資產(chǎn)明細科目相核對,每年要保證至少一次固定資產(chǎn)清查,做到賬賬、賬卡、賬實相符。
　　3、正確計價和確定固定資產(chǎn)計提折舊的方法。對購入的固定資產(chǎn),應按照實際支付的買價、包裝費、運輸費、安裝成本、交納的有關稅金等計價;對自建的固定資產(chǎn),按照建造過程中實際發(fā)生的費用計價;對捐贈的固定資產(chǎn),按照市場同類固定資產(chǎn)的價格或捐贈方提供的發(fā)票賬單加上接受捐贈的固定資產(chǎn)時發(fā)生的有關費用計價;對有關部門批準,無償調(diào)撥的固定資產(chǎn),按調(diào)出單位賬面價值和新發(fā)生的相關費用計價;融資租入的固定資產(chǎn),按合同協(xié)議價加上運費、保險費等計價;同時按照本單位實際情況采用合理的固定資產(chǎn)計提折舊方法提折舊。
　　4、清查盤點。對固定資產(chǎn)進行定期與不定期盤點有利于掌握固定資產(chǎn)的動態(tài)及靜態(tài)的變化,對盤盈、盤虧、調(diào)撥、報廢、毀損的固定資產(chǎn),要查明原因,呈報主管院長及有關主管部門,待審批后,財務及相關部門應及時調(diào)賬,做到賬、卡、物一致,保證醫(yī)院財產(chǎn)的完整與安全。
　　隨著信息網(wǎng)絡技術的普及,醫(yī)院只有與計算機技術有機結合,才能跟上時代的發(fā)展。醫(yī)院信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建設是一項系統(tǒng)工程。在建網(wǎng)過程中,應堅持實用、安全的原則,不追求大而全。設備選型應以實用、經(jīng)濟為原則。網(wǎng)絡系統(tǒng)較大地提高了醫(yī)院的工作效率和質量,也取得了較好的社會效益和經(jīng)濟效益,計算機網(wǎng)絡的高效便捷、準確嚴謹,為醫(yī)院管理的科學化、規(guī)范化、標準化提供了很好的基礎和條件。醫(yī)院信息化管理下的財務內(nèi)部控制,只有結合醫(yī)院實際情況,有針對性采取各種有效措施,才能使醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)正常、有效地運行,規(guī)避潛在的財務風險,保證國有資產(chǎn)的安全。
　　
　　三、如何增強藥品核算的內(nèi)部控制
　　
　　醫(yī)院藥品作為重要的庫存物資,必須加強內(nèi)部控制。醫(yī)院對藥品管理嚴格遵循“定額管理、安全有效、加速周轉、保證供應”的原則。藥品應根據(jù)醫(yī)療業(yè)務的需要,實行計劃采購、計劃供應的辦法。藥品的購入和領用,必須履行嚴格的出入庫手續(xù),未經(jīng)辦理出入庫手續(xù)的藥品采購不得入帳;倉庫管理員應堅持先入庫、后領出的原則。藥房和藥庫至少每季度應進行1次有會計人員參與的盤點。對盤盈、盤虧的藥品要查明原因,按規(guī)定及時進行帳務處理。藥品管理按照核定的藥品周轉金定額組織藥品儲備,合理劃分藥庫和藥房儲備金額;嚴格執(zhí)行國家《藥品管理法》和公費醫(yī)療管理的有關制度規(guī)定;醫(yī)院制劑中心的自制藥品一律按物價局批準的批發(fā)價辦理入庫手續(xù)。藥品定價應嚴格執(zhí)行物價部門的有關規(guī)定,不得擅自提價銷售。藥庫屬于限制進入的重地,與藥品無關的人員如非工作需要不得進入;藥房領用藥品需指定專人辦理,送藥工應由藥劑科統(tǒng)一管理,送藥過程應有藥房工作人員隨行護送。藥房工作人員不得選擇性地領藥,凡藥庫有藥而臨床需用的必須備齊;不得為藥品供應商統(tǒng)計某種藥品的處方銷售量。應授權相關人員在規(guī)定的權限內(nèi)辦理具體工作,不得隨意錄入或更改。
　　醫(yī)院經(jīng)濟管理部門負責按相關物價規(guī)定對藥品維護零售價,財務科重點審核供貨單位發(fā)票、入庫手續(xù)是否齊全規(guī)范準確,每月按照HIS系統(tǒng)的統(tǒng)計報表來進行會計憑證的錄入。月末,應核查HIS系統(tǒng)藥品收入與會計核算軟件系統(tǒng)的藥品收入數(shù)是否相符;藥庫藥品每月入庫數(shù)額與會計核算軟件系統(tǒng)應付賬款的相關金額數(shù)是否相符等。藥庫定期盤點,與財務賬目的相應余額進行核對,仔細核查盤點過程中出現(xiàn)的不合理盈虧。
　　
　　四、如何規(guī)范醫(yī)保信息管理系統(tǒng)
　　
　　醫(yī)療保險和醫(yī)院是信息化程度高而且復雜的機構,其信息除了具有一般的信息的特征以外,通常還具有相關性、多樣性、時效性以及數(shù)據(jù)海量、法律準則等特性。由此可見手工管理將會浪費很多的財力、物力,而HIS的引進將為醫(yī)療保險機構和醫(yī)院解決這一難題。實用性是評價系統(tǒng)的主要標準,它應該符合現(xiàn)行醫(yī)療保險體系結構、醫(yī)院體系結構、管理模式和管理程序。系統(tǒng)的建立和運行應該成為醫(yī)院日常管理工作中不可缺少的組成部分,并且為醫(yī)院帶來一定的經(jīng)濟效益和社會效益。現(xiàn)代化醫(yī)療保險定點醫(yī)院管理體系,必須要有信息系統(tǒng)支持,以便適應新的醫(yī)院運行機制轉變,即由社會福利型向經(jīng)營核算型轉變,要求管理者由經(jīng)驗管理向現(xiàn)代科學管理轉變。
　　針對醫(yī)院每日產(chǎn)生的醫(yī)�？铐�,會計核算軟件系統(tǒng)應在“應收醫(yī)療款”下設“醫(yī)保應收款”二級明細科目,根據(jù)醫(yī)保性質按人名設相應三級明細科目進行核算,月終將上述科目的借貸方發(fā)生額相互核對并與醫(yī)保辦及時溝通,及時催要未返回醫(yī)保應收款。
　　
　　五、如何完善庫存物資的內(nèi)部控制
　　
　　醫(yī)院庫存物資包括低值易耗品、衛(wèi)生材料、其他材料,是醫(yī)院正常開展醫(yī)療服務的堅實保障。醫(yī)院低值易耗品是指醫(yī)療服務過程中經(jīng)多次使用不改變其實物形態(tài),而其單位價值又低于固定資產(chǎn)起點,或其單位價值雖達到固定資產(chǎn)標準,但使用期限極短或易于損壞的物品。醫(yī)院低值易耗品大致可以分為:醫(yī)療用品、辦公用品、棉織品、其他用品等;按管理部門可以分為后勤低值易耗品如桌椅、被服等和器械低值易耗品如電腦桌椅、聽診器、血壓計等。長期以來,醫(yī)院的庫存物資管理受計劃經(jīng)濟體制下傳統(tǒng)管理模式的束縛,家底不清,管理無序,效益低下,與現(xiàn)代醫(yī)院快速發(fā)展的形勢不相適應。規(guī)范醫(yī)院庫存物資管理,做到計劃采購、保障供應、減少流動資金占用和損失,降低醫(yī)療成本,提高醫(yī)院資金使用。醫(yī)院的庫存物資應從申購、審批、采購、驗收、付款等方面加強內(nèi)部控制。月末,應對庫存物資進行盤點,核對庫房管理軟件中的庫存物資余額與會計核算軟件系統(tǒng)的相關余額是否相符�！�
　　
　　參考文獻
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　　(作者:安徽醫(yī)科大學第一附屬醫(yī)院病管科)
　　責編:姚少寶

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