高校人事信息管理方式探討

發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來(lái)源: 散文精選 點(diǎn)擊:


  摘要:高等學(xué)校人事管理工作是高校管理工作中的重要組成部分,良好的人事管理能夠提升高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)的質(zhì)量,人事信息是高校人事管理工作的基礎(chǔ)與依據(jù),一方面是教職員工辦理各項(xiàng)事務(wù)的前提,一方面為高校決策層提供準(zhǔn)確科學(xué)的依據(jù),管理人事信息的合適與否關(guān)系著高校能否快速、高效、和諧發(fā)展。本文介紹了四種高校人事信息管理方式,分析了四種方式的特點(diǎn),結(jié)合高校人事工作實(shí)際,提出應(yīng)根據(jù)工作事務(wù)性質(zhì)不同采取多種方式交叉結(jié)合的人事信息管理模式。
  關(guān)鍵詞:人事信息;管理方式;交叉
  中圖分類號(hào):G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1674-9324(2013)23-0006-03
  高校人事信息管理工作是高校人事管理的基礎(chǔ)性工作,也是促進(jìn)人事管理科學(xué)化、提高管理水平的關(guān)鍵。高校人事信息包括教職員工的基本信息、工資福利、考核考評(píng)、職務(wù)評(píng)聘、人才支持計(jì)劃、培訓(xùn)進(jìn)修等,涉及面廣、類型多樣、信息量大。高校人事信息需在高校部門間、教職員工與工作人員間共享,且具有數(shù)據(jù)時(shí)效性、準(zhǔn)確性以及保密性要求。高校人事信息管理指人事管理工作中信息的維護(hù)與應(yīng)用,例如,教職員工個(gè)人信息查詢、變更,數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)支持等。目前,人事信息管理根據(jù)人事信息應(yīng)用方式以及信息管理工具可主要分為文本記錄管理方式、EXCEL數(shù)據(jù)管理方式、數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式以及人事管理信息化方式四種。
  近年來(lái),我國(guó)高等教育深化改革、快速發(fā)展,著力推進(jìn)人事制度改革與創(chuàng)新,高等學(xué)校人員組成、人事關(guān)系等呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化的特點(diǎn),人事信息類型逐步增加,信息量快速增長(zhǎng)。全球化高等教育的競(jìng)爭(zhēng)不僅是教學(xué)能力、科學(xué)研究、硬件設(shè)施等方面的競(jìng)爭(zhēng),更是管理水平、服務(wù)質(zhì)量等方面的競(jìng)爭(zhēng),高校管理者需為學(xué)校制訂科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃,教職員工需要便捷人性的服務(wù),人事信息是高校管理者進(jìn)行決策的依據(jù),也是教職員工辦理各項(xiàng)事務(wù)的必要因素。人事信息自身動(dòng)態(tài)變化的特點(diǎn)以及在高校發(fā)展中的重要作用,對(duì)高校的人事管理工作,尤其是高校的人事信息管理工作提出了更新、更高的要求。探討分析不同人事信息管理方式,可以提升人事工作效率以及信息使用效益。
  一、人事信息管理方式
  1.文本記錄管理。文本記錄管理方式指的是以紙張作為信息存儲(chǔ)介質(zhì),人工記錄(添加、刪除、編輯各項(xiàng)信息)。此種方式是傳統(tǒng)的人事信息管理方式,簡(jiǎn)單直接,人事工作人員不需培訓(xùn)即可進(jìn)行操作;隨著信息量增長(zhǎng)以及信息類型增加,檢索信息越來(lái)越不方便,目前很少高校使用此種方式進(jìn)行人事信息管理。
  2.EXCEL數(shù)據(jù)管理。EXCEL數(shù)據(jù)管理方式指的是以計(jì)算機(jī)為信息存儲(chǔ)介質(zhì),使用辦公軟件Microsoft EXCEL對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、編輯、檢索以及統(tǒng)計(jì)分析。此種方式曾經(jīng)應(yīng)用最廣泛,簡(jiǎn)單直觀,只需對(duì)人事工作人員進(jìn)行相對(duì)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)即可;EXCEL數(shù)據(jù)管理方式安全性、信息規(guī)范性較差,但由于EXCEL軟件使用的易用性、普遍性,目前部分高校仍使用此種方式進(jìn)行人事信息管理。
  3.數(shù)據(jù)庫(kù)管理。數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式指的是以計(jì)算機(jī)為信息存儲(chǔ)介質(zhì),使用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、編輯、檢索以及統(tǒng)計(jì)分析。此種方式應(yīng)用較為廣泛,簡(jiǎn)單直觀,需對(duì)人事工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)操作培訓(xùn),才能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析;相對(duì)EXCEL數(shù)據(jù)管理方式,此種方式設(shè)定了信息項(xiàng)的存儲(chǔ)類型,操作人員不能隨意修改數(shù)據(jù)存儲(chǔ)類型,規(guī)范性較強(qiáng);目前部分高校采用數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式,由于人事數(shù)據(jù)量相對(duì)較小,統(tǒng)計(jì)分析較為簡(jiǎn)單,應(yīng)用便捷、操作簡(jiǎn)單且界面直觀的DBF格式數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用較廣泛。
  4.人事管理信息化。人事管理信息化方式指的是以現(xiàn)代化信息技術(shù)為依托,以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái),對(duì)高校各種人事信息進(jìn)行收集、維護(hù)以及統(tǒng)計(jì)分析,利用人事管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與高校教職員工的交互。人事管理信息化能夠促進(jìn)人事管理從傳統(tǒng)事務(wù)型管理到數(shù)字化管理、主動(dòng)型管理的轉(zhuǎn)變,能夠提高人事管理的效率和決策水平。面對(duì)人事信息量的迅猛增長(zhǎng)、人事信息類型的多樣化以及教職員工參與人事管理的迫切需求,各個(gè)高校都在推進(jìn)人事管理信息化,正在建立或者已經(jīng)建立人事管理信息系統(tǒng)。
  二、人事信息管理方式間對(duì)比
  1.高校人事信息特點(diǎn)。高校人事管理工作包含教職員工的各項(xiàng)人事事務(wù)辦理、高校生存和發(fā)展方向的分析與規(guī)劃、人事工作人員提供的各項(xiàng)服務(wù),這些工作始終離不開(kāi)準(zhǔn)確有效的人事信息。對(duì)教職工員工是否能夠提供準(zhǔn)確、便捷的服務(wù),對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)層是否能夠提供正確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),關(guān)系到高校的健康生存與快速發(fā)展,全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息是人事工作的前提和依據(jù)。高校人事信息一般具有以下特點(diǎn):(1)信息量大,信息類型多。人事信息涉及與教職員工相關(guān)的方方面面,需分類型小粒度式存儲(chǔ);大多數(shù)高校教職員工數(shù)量一直處于增長(zhǎng)趨勢(shì),由于數(shù)量以及信息類型的增大,信息量逐步增長(zhǎng)。(2)需可追溯。人事工作中需使用教職員工當(dāng)前的個(gè)人信息,同時(shí)教職員工的發(fā)展過(guò)程(即教職員工的歷史信息)同樣重要:一方面是學(xué)校決策的需要,高校決策層、人事工作人員在做分析、決策時(shí)需要多個(gè)時(shí)間點(diǎn)的高校人事結(jié)構(gòu);一方面是上級(jí)部門報(bào)表的需要,上級(jí)部門在做決策時(shí),同樣是需要?dú)v史時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù),而不是最新?tīng)顟B(tài)。(3)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。由于人事工作人員具有一定的流動(dòng)性,需保持人事信息規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),才能夠較為方便快捷地進(jìn)行工作交接。(4)信息敏感。因人事工作涉及的都是教職員工的個(gè)人信息,屬于敏感信息,需在進(jìn)行人事信息管理工作中對(duì)信息注重保密。
  2.人事信息管理方式優(yōu)劣勢(shì)。(1)文本記錄管理。優(yōu)勢(shì):簡(jiǎn)單直接,工作人員不需培訓(xùn);無(wú)較大花費(fèi),便宜;不易涂改,信息不易被竄改。劣勢(shì):傳送信息復(fù)雜,紙質(zhì)存儲(chǔ),不易傳送;檢索費(fèi)時(shí)費(fèi)力,效率較低;信息量增大時(shí),存儲(chǔ)、檢索將會(huì)變得越來(lái)越困難;紙質(zhì)存儲(chǔ)不易保存。文本記錄管理方式適用于存儲(chǔ)非常重要的需單獨(dú)保存的信息,對(duì)于平常的人事業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析,效率較低。(2)EXCEL數(shù)據(jù)管理。優(yōu)勢(shì):簡(jiǎn)單直觀,只需對(duì)工作人員進(jìn)行簡(jiǎn)單培訓(xùn);無(wú)較大花費(fèi),易用;能夠進(jìn)行一定的統(tǒng)計(jì)分析工作。劣勢(shì):數(shù)據(jù)安全性較差;信息類型容易被修改,規(guī)范性較差。EXCEL數(shù)據(jù)管理方式適用于一般的人事信息管理工作,不能夠?qū)崿F(xiàn)與教職員工間的交互。(3)數(shù)據(jù)庫(kù)管理。優(yōu)勢(shì):簡(jiǎn)單直觀;有一定花費(fèi),易用;數(shù)據(jù)格式規(guī)范;能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作,尤其是能夠迅速完成上級(jí)部門要求的報(bào)表工作。劣勢(shì):需對(duì)人事工作人員進(jìn)行操作培訓(xùn)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式適用于一般的人事信息管理工作,能夠較為及時(shí)準(zhǔn)確地提供可靠的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和相關(guān)分析數(shù)據(jù)供管理層決策,但與EXCEL數(shù)據(jù)管理相同,不能夠?qū)崿F(xiàn)與教職員工間的交互。(4)人事管理信息化。優(yōu)勢(shì):實(shí)現(xiàn)與教職員工間的交互,提高人事工作效率,規(guī)范、統(tǒng)一人事事務(wù)流程;操作簡(jiǎn)單,只需對(duì)工作人員進(jìn)行簡(jiǎn)單培訓(xùn)。劣勢(shì):數(shù)據(jù)不可追溯;因上級(jí)報(bào)表動(dòng)態(tài)變化,不易進(jìn)行及時(shí)反應(yīng),靈活性較差;由于不能直接面對(duì)數(shù)據(jù),人事工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析時(shí)的效率較低;實(shí)現(xiàn)信息化需經(jīng)費(fèi)支持,有一定的開(kāi)發(fā)周期。

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