科技檔案管理信息化建設(shè)策略探討

　　摘 要：現(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)領(lǐng)域的迅猛發(fā)展，科技檔案的管理也逐漸趨于信息化，大量的科技資源以信息化的方式存儲展示，極大地提升了科研工作的高效性。本文便是通過闡述科技檔案信息化建設(shè)具有的重要性，結(jié)合實際情況，對科技檔案管理的信息化建設(shè)提供具有建設(shè)性的策略，以供現(xiàn)實參考。
　　關(guān)鍵詞：科技檔案；管理；信息化；策略
　　1 研究背景
　　如今是以信息技術(shù)為主要引領(lǐng)動力的飛速發(fā)展時代，信息技術(shù)極大地提升了人們在各個領(lǐng)域的工作效率。而科技檔案作為在科研過程之中以文字、數(shù)據(jù)或是圖像的形式出現(xiàn)并值得留存下來的材料，其高效保管對于整個科研領(lǐng)域以及相關(guān)企業(yè)而言都有著不容小覷的意義。在過去，一般這類科技檔案都是通過紙質(zhì)形式進(jìn)行存留，可是這種傳統(tǒng)的方式不僅造成空間時間的極大浪費，而且不利于信息的管理與查找，這些資源難以發(fā)揮其固有價值。
　　因此，科技檔案的信息化管理能夠較大地提升資料保管效率以及其固有價值的發(fā)揮程度，是現(xiàn)代檔案管理工作的主要趨勢。然而，在實際信息化建設(shè)過程之中，存在著不少實際的阻力與問題，制定出具有針對性的信息化建設(shè)策略便是至關(guān)重要的。
　　2 科技檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題
　　2.1 電子檔案管理保密性缺失，引起較大的隱患
　　由于互聯(lián)網(wǎng)本身具備一定的開放性，因此在通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的過程中，尤其要注意檔案管理的保密性。保密性的缺失，會給外界人員偷竊或是篡改檔案館的資料帶來可乘之機(jī)，因此嚴(yán)重威脅檔案管理的信息化建設(shè)，嚴(yán)重威脅對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，為正常的工作帶來極大的隱患。
　　2.2 科技檔案管理的基礎(chǔ)較差，影響信息化建設(shè)
　　在我國，科技檔案管理的基礎(chǔ)是極其薄弱的，無論是科技檔案案卷的全面性，還是不同歸類細(xì)則的兼容性，乃至系統(tǒng)軟件的彼此相合性，都成為遺留下來急需改進(jìn)的現(xiàn)實問題。許多基礎(chǔ)設(shè)施并不完善，諸多標(biāo)準(zhǔn)都不統(tǒng)一，同時至今為止我國仍舊缺失一個實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與交換的電子系統(tǒng)，因此各處科技檔案的貯存仍舊無法再統(tǒng)一的框架之下進(jìn)行，彼此按照自己的方式運行，無法統(tǒng)一，難以兼容。
　　2.3 科技檔案管理的制度缺失，阻礙信息化進(jìn)程
　　嚴(yán)密完整的制度是工作能夠順利進(jìn)行的必要保障，而現(xiàn)如今，我國對于科技檔案管理的制度還不健全，這較大地阻礙了其信息化建設(shè)的過程，使得信息化建設(shè)工作難以高效推進(jìn)。尤其是考慮到科技檔案的特殊性，專業(yè)性較強(qiáng)，復(fù)雜性較高，且經(jīng)常發(fā)生較為迅速的變化，需要不斷更新與完善，因此科技類檔案管理制度的缺失會造成很大的不利因素。
　　2.4 電子文檔保存穩(wěn)定性較差，難以保證永久性
　　在實際對科技檔案進(jìn)行保管的過程中，對于檔案的收藏還只是第一步，更重要的是能夠?qū)⑦@類檔案進(jìn)行保管，以便于未來的查找和使用，發(fā)揮其具備的歷史價值。而由于電子文檔的特殊性，會因為部分不可控或是意外原因造成丟失，并且由于技術(shù)原因難以恢復(fù)，很難確保其能夠?qū)崿F(xiàn)長久的保存。
　　3 科技檔案管理信息化建設(shè)的策略
　　3.1 加強(qiáng)保密措施，有效保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)
　　在推動科技檔案資源的公開化同時，也要明確，所謂的資源共享并不是無條件地任意調(diào)用現(xiàn)有的科技檔案。因此，必須加強(qiáng)對于檔案的保密措施，加強(qiáng)安全保護(hù)力度，同時重視對知識產(chǎn)權(quán)方面的保護(hù)。在初步的檔案收集、整理分類，后續(xù)的移交歸檔、分類保管，以及最終的資料調(diào)用、鑒定銷毀等過程中，都要完善安全保護(hù)的系統(tǒng)，不能有閃失。
　　3.2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)性建設(shè)
　　1）統(tǒng)一科技檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)。對于各類科技檔案，應(yīng)當(dāng)制定出完整全面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，無論是資料的歸檔方式，還是案卷的記載方面，或者是資源查找與使用的注意事項，都應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，對于管理、業(yè)務(wù)以及技術(shù)方面進(jìn)行全面的規(guī)定，以確保各處的兼容性。
　　2）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施及應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，提升科技檔案管理的效率。對于計算機(jī)、存儲設(shè)備、掃描儀等一系列必備的基礎(chǔ)設(shè)備，都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行完整配備及定時升級，以確保信息化建設(shè)過程的順利推進(jìn)。同時，要加緊建設(shè)處完善、合理、科學(xué)的應(yīng)用系統(tǒng)，具備查詢、檢索等多種功能
　　3）加強(qiáng)對檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。對于已有的歷史存儲的紙質(zhì)性資料，要加強(qiáng)其數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，使得原先的檔案資源與現(xiàn)有的電子數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對接，這是信息化建設(shè)過程中的重要部分，需要投入較多的時間和精力進(jìn)行轉(zhuǎn)化。
　　3.3 制定全面科學(xué)的科技檔案管理制度
　　制度是一切工作能夠正常開展的重要前提，要在現(xiàn)有情況的基礎(chǔ)之上，具體情況具體分析，針對未來信息化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題，加以明確的引導(dǎo)和規(guī)范，通過人員管理制度、數(shù)據(jù)保密制度、信息借閱制度以及檔案銷毀制度等，對整個信息化建設(shè)過程加以制度保障，確保一切在明晰的制度規(guī)范與框架之下開展與完成。
　　3.4 改變電子文件的管理模式
　　考慮到電子文件與紙質(zhì)文件的區(qū)別，一定要重視文件保存的永久性，尤其是在文件拷貝及其他轉(zhuǎn)移過程中，要做好資料備份，防止在系統(tǒng)出現(xiàn)不可避免的意外之時，信息難以恢復(fù)地丟失，造成難以估量的損失。同時，對于已經(jīng)準(zhǔn)確歸檔的資料，要注意將文件類型轉(zhuǎn)化為“只讀”，或者改變成難以修改的文檔類型，以確保文檔不被篡改，保障其可靠性、可讀性與安全性。
　　3.5 加強(qiáng)人才輸送力度，完善檔案管理的人員隊伍
　　可以說，科技檔案管理工作的優(yōu)劣與整個團(tuán)隊的表現(xiàn)是密不可分的。尤其是在如今科技檔案管理的信息化建設(shè)過程之中，許多嶄新的方式需要專業(yè)性較強(qiáng)的人才才能夠準(zhǔn)確把握。因此，人才建設(shè)的過程主要分為兩個維度，對于已有的檔案工作者，要加強(qiáng)對其日常的培訓(xùn)，保證其能夠熟練掌握信息化管理的步驟及方法；而對于新人才的招攬方面，要做到與部分高校對接，確保其進(jìn)行課程的相應(yīng)改動，以輸送高質(zhì)量人才，使得最優(yōu)秀的專業(yè)型人才能夠到達(dá)崗位，推動科技檔案管理的信息化建設(shè)。
　　4 結(jié)論
　　綜上所述，在科技發(fā)展迅猛的當(dāng)代社會，進(jìn)行科技檔案管理的信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，是該領(lǐng)域未來發(fā)展的必然趨勢。但是考慮到現(xiàn)實的建設(shè)情況之中暴露出的諸多問題，也應(yīng)當(dāng)通過多角度多維度的策略，確保該建設(shè)工作能夠順利高效地推進(jìn)。
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