中小學檔案管理信息化建設的初步研究

　　摘 要：在中小學日常運行管理工作中，檔案管理工作是其關鍵內容，這對于中小學教育教學活動等多項工作的有效開展有著十分重要的作用，除此之外，檔案管理工作也是中小學在進行相關決策時的有力依據(jù)，因此，檔案管理工作的重要性不言而喻。在我國現(xiàn)代化信息技術全面普及的背景下，結合當前我國中小學檔案管理工作的開展現(xiàn)狀來看，仍舊存在有眾多問題，基于此，本文主要內容研究了當前中小學檔案管理信息化建設。
　　關鍵詞：中小學;檔案管理;信息化建設
　　在我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，我國現(xiàn)代化信息技術取得了空前的成就，基于此，眾多中小學在開展檔案管理工作過程中都積極引進了相關信息技術，有效推動了中小學檔案管理工作的正常開展。在中小學檔案管理工作中包含有諸多內容，如果檔案管理工作質量不高，那么直接會給中小學的日常運行帶來影響�；�于此本文主要內容研究中小學檔案管理信息化建設具有十分重要的現(xiàn)實意義。
　　一、中小學檔案管理信息化建設的內涵與意義
　　1.中小學檔案管理信息化建設的內涵
　　所謂的檔案管理信息化指代的是，是具有現(xiàn)實意義以及開發(fā)機制的檔案內容傳遞網(wǎng)絡化、信息化，不僅要充分發(fā)揮檔案自身的憑證作用，還要注重開發(fā)檔案管理信息的功能。結合當前我國已經(jīng)出臺的《全國檔案信息化建設實施綱要》來看，在此綱要內容中對有關檔案信息化建設的任務以及目標、任務進行了明確的規(guī)劃，各中小學在運行發(fā)展過程中應該本著安全保密、統(tǒng)一標準等原則，加強中小學檔案管理信息化基礎設施的建設，使電子檔案以及相關文件得以規(guī)范化管理，推動我國檔案管理工作的數(shù)字建設工作。針對于中小學檔案信息化建設工作而言，它包含有檔案信息網(wǎng)絡的建設以數(shù)據(jù)庫的建設、人才隊伍的建設等內容，基于此，中小學在開展檔案管理工作時，不能僅僅只是簡單的將檔案數(shù)字化，應該從多方面進行檔案信息化建設工作。
　　2.中小學檔案管理信息化建設的意義
　　在中小學日常運行發(fā)展過程中，進行檔案管理信息化建設工作十分必要，是中小學日常管理工作有效開展的重要保障，基于此，加強中小學檔案管理信息化建設工作具有十分重要的意義。在我國現(xiàn)代化信息技術不斷發(fā)展的背景下，結合當前我國中小學檔案管理工作內容來看，已經(jīng)不能符合當前我國社會發(fā)展的需求以及學校各項工作正常開展的需求，基于此，學校應該跟隨社會發(fā)展的需求，對自身檔案工作進行建設，只有這樣才能有效促進自身良好運行發(fā)展。對于學校教學管理工作而言，檔案管理工作與其有著十分緊密的聯(lián)系，兩者相輔相成以促進學校教育活動能夠良好的運行發(fā)展，最終促進學校得以規(guī)范化運作，促進學校內部資源進行合理分配，使學校資源利用率得以提高[1]。
　　在建設檔案管理信息化的作用下，使得學校能夠對自身情況進行全面了解與掌握，及時針對自身問題提出相應的解決策略，以保障學校得以正常運行。除此之外，檔案管理信息化建設還能夠有效維持學校日常工作的規(guī)范性，降低由于人為誤差導致的工作問題，為學校運行過程中的各種經(jīng)濟問題提供決策，進而保障學校運行過程中的運行效益。眾所周知，在中小學檔案資料中存在有十分豐富的教育信息，教師在對中小學生開展教育教學活動過程中，可以針對閱讀檔案資料中的教學案例等內容，來對自身教學內容以及教學手段不斷完善，挖掘出檔案中具有價值的教育信息。在檔案管理信息化建設過程中，使得學校領導以及相關教師能夠針對學生情況進行動態(tài)管理工作，進而使其能夠及時了解各類信息，以便學校之間能夠良好的互動交流，進而促進學校長久發(fā)展。
　　二、當前中小學檔案工作中普遍存在的問題
　　1.檔案材料不全，檔案管理意識淡薄
　　結合當前我國中小學檔案工作現(xiàn)狀來看，由于學校教學任務較為繁重，導致學校各部門不能及時提交各類檔案資料，進而導致檔案資料經(jīng)常出現(xiàn)收集不全的現(xiàn)象，甚至導致重要檔案資料發(fā)生流失現(xiàn)象，又或者已經(jīng)提交的檔案資料內容質量不高，以上因素都有可能為檔案工作的正常開展帶來影響。除此之外，學校在開展教學活動過程中，由于相關人員對檔案管理工作的不重視，導致自身歸案意識較差，最終為檔案管理工作的順利開展帶來阻礙，使得檔案信息資源不能被充分開發(fā)，最終造成檔案資料利用率過低。
　　2.檔案管理手段落后，相關硬件設施不達標
　　當前我國中小學在開展檔案管理工作過程中，大多數(shù)情況是對檔案資料進行基本的收集與整理，沒有對檔案資料內容進行分析、編研，這就導致檔案管理工作無法提供信息資源服務功能，除此之外，在對其進行保管時仍舊采用較為傳統(tǒng)的保管模式，多數(shù)情況下進行人工保管工作，極少數(shù)情況下才會用到計算機網(wǎng)絡技術，使得檔案管理工作始終處于一種較為消極被動的狀態(tài)，最終導致檔案不能有效發(fā)揮自身利用價值以及相關作用。
　　三、中小學檔案管理信息化建設路徑與方法
　　結合當前我國社會發(fā)展狀況來看，中小學在進行檔案管理信息化建設工作過程中，應該充分結合現(xiàn)代化信息技術，大力開展檔案管理信息化建設工作。筆者結合自身多年經(jīng)驗，分析了中小學檔案管理信息化的主要建設路徑與方法，下文展開詳細論述。
　　1.促使檔案管理工作標準化、規(guī)范化
　　結合當前中小學檔案管理信息化建設的實際現(xiàn)狀來看，目前各中小學普遍存在有檔案規(guī)范化之后以及應用軟件繁多雜亂等情況，這些因素在很大程度上直接影響了檔案管理系統(tǒng)水平的提高。各中小學在開展檔案管理信息化建設工作過程中，首選要重視檔案管理業(yè)務的規(guī)范化問題，只有健全完善的檔案管理標準才能有有效促使檔案業(yè)務有效落實。針對于檔案標準與規(guī)范而言，本身便是一項較為系統(tǒng)的工程，基于此，想要推動檔案信息化建設，必須要抓好檔案工作中的規(guī)范化以及標準化，有效權衡兩者管理，促進兩者共同發(fā)展。
　　在我國不斷推進中小學教育改革的形勢下，各中小學在開展檔案管理工作過程中，應該不斷更新自身觀念，以促進檔案管理工作快速發(fā)展。那么在檔案管理工作中如何實現(xiàn)標準化以及規(guī)范化呢？首先，中小學在開展檔案管理工作過程中，思想觀念要現(xiàn)代化，要從思想上認識到檔案管理工作的重要性，明確檔案時重要的教育資源這一理念[2]。

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