檔案信息化建設的影響因素與對策

　　 摘 要：檔案信息化建設過程中存在著較多的問題，本文從影響檔案信息安全的因素以及進行檔案信息化建設過程中網(wǎng)絡的使用等方面探討了影響當今檔案信息化建設進程的因素。并針對這些問題提出了相應的對策，提高檔案信息管理的安全性，加快檔案信息化建設的進程。
　　 關(guān)鍵詞：檔案信息化;影響因素;對策
　　 當今的各個領域中的檔案管理工作都逐漸向信息化方向發(fā)展。在學校中，學生的學籍檔案以及一些行為記錄等都可以通過信息化的手段進行記錄管理，簡化了管理過程。檔案的信息化能夠使管理工作更加簡便，提高管理效率。但在檔案信息化建設的過程中，存在著一些因素會影響檔案信息化進程，需要人們對這些因素多加注意。
　　 一、影響檔案信息化建設的因素
　　 在信息化時代，檔案信息時一個重要的資源，當今影響信息化建設的因素較多，其中安全因素是較為重要的一個方面。當今的檔案信息化建設過程中，由于網(wǎng)絡信息自身的特性，導致其存在較大的風險，在校園內(nèi)進行檔案管理的安全問題相較而言最為明顯。學生的檔案信息泄露有多方面的原因。管理人員的工作失誤是造成檔案管理工作出現(xiàn)事故的常見原因之一。管理人員如果缺乏責任意識，極有可能造成嚴重的后果。影響檔案信息建設的另一因素是檔案信息系統(tǒng)建設，當今時代是一個互聯(lián)網(wǎng)時代，通過互聯(lián)網(wǎng)可以完成很多事情。各個單位的檔案信息管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)相通，各個單位都可以通過網(wǎng)絡對檔案進行管理。但是互聯(lián)網(wǎng)上存在有較多的不確定因素，極有可能存在一些病毒木馬，導致人們在查看檔案信息的過程中出現(xiàn)信息泄露的情況，這便需要各個單位的檔案信息管理系統(tǒng)具有足夠強大的防火墻來，提高學校檔案管理系統(tǒng)的安全性，最重要的便是不斷地完善管理系統(tǒng)，提高其抵抗外來惡意攻擊的能力。
　　 二、提高各個單位檔案管理的對策
　　 （一）提高檔案管理人員的工作能力及效率。應加強對工作人員的專業(yè)水平培訓，加強工作人員對計算機的使用能力。使得工作人員能夠掌握最新技術(shù)并將其運用到工作中，提高工作人員的工作能力。另外，還可以對工作人員進行定期的考核檢驗，另外，在招聘人員時也應提高標準，對工作人員進行有效的篩選，從招收工作源頭來提高檔案管理人員的工作能力。同時還需要設定專業(yè)的監(jiān)督人員，對檔案管理人員的工作結(jié)果進行審核，以實現(xiàn)對工作人員工作的有效監(jiān)督。在當今這個網(wǎng)絡時代中，可以借助先進的網(wǎng)絡技術(shù)。檔案管理人員對檔案的整理結(jié)果可以通過網(wǎng)絡平臺直接獲取，此外，可以借鑒其他單位對檔案的利用手段，并結(jié)合自身單位的情況將其進行改進利用，能夠提高各個單位檔案的使用率，充分發(fā)揮其價值。
　　 （二）采用信息化技術(shù)進行檔案管理。在各個單位中，改動較為頻繁的是其進行的工作檔案，工作每向前發(fā)展一步，都需要進行記錄，更改檔案，在這種情況下，采用信息化手段能夠有效減少不必要的工作，提高檔案管理效率。除此之外，人員檔案的管理也是較為重要的一個環(huán)節(jié)。在單位內(nèi)部不同部門之間進行人員調(diào)動的過程中，需要對其檔案進行改動、備份等，這個過程中，工作人員無法進行正常工作，出現(xiàn)較長時間的空區(qū)，導致人力資源被浪費。要解決這一問題，便需要采用信息化技術(shù)，通過信息化技術(shù)，能夠有效地簡化檔案更改管理的過程。首先是對各個單位內(nèi)部的工作檔案進行管理時，需要構(gòu)建一個網(wǎng)絡平臺，使得各個單位內(nèi)部人員通過身份驗證后直接登錄，可以隨時查看平臺，在進行工作時，可以將各項工作的名稱及主要工作內(nèi)容進行上傳，使所有人能夠了解當時正在進行的工作以及其進度，使得大多數(shù)人能夠?qū)ζ溥M行監(jiān)督，提高工作的透明性。各個部門將自身的工作進度上傳，不同部門可以通過平臺上的工作進度確定自身接下來一段時間的工作方向，減少了信息傳遞過程中浪費的時間。此外，在平臺上，還可以將正在進行的重要工作檔案進行登記，設置一些密碼，只供相關(guān)人士查閱，避免出現(xiàn)重要信息泄露的情況。這便需要在進行檔案管理過程中，設置有效的分級制度，在對紙質(zhì)版的檔案進行劃分完成后只需要根據(jù)其等級對其進行合理的保存，此外，還可以構(gòu)建一個組織系統(tǒng)，將各個單位各個組織中的人員分級管理，但組織之間又有明確的聯(lián)系，提高各個組織之間的合作效率，進而提高單位的工作效率。
　　 （三）提高防火墻防范能力。在互聯(lián)網(wǎng)時代中，防火墻是一個重要的安全工具，然而在部分單位中，防火墻防范能力較差，很難對檔案信息管理系統(tǒng)進行有效的保護，提高檔案信息管理系統(tǒng)的防火墻的防護能力是各個單位檔案管理工作中另一項重要的工作。提高防火墻能力首先需要提高防火墻的防范全面性，可以在管理系統(tǒng)的防火墻中設置日志進行管理，如果收到來自互聯(lián)網(wǎng)的惡意攻擊，在將攻擊阻攔之后，可以將其進行記錄，之后再進行防范的過程中，便能夠?qū)⑼�類型的攻擊列入其中，有效提高防火墻的工作能力�?br>　　 檔案的信息化建設是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)化的過程，通過將檔案數(shù)據(jù)化能夠?qū)�檔案通過計算機進行更改查閱等一系列操作，簡化檔案管理過程，在將檔案信息化的過程中，需要對影響其信息化的因素進行深入的研究，對其進行改進。
　　
　　參考文獻：
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　　[2]賈春麗.如何推進機關(guān)各個單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].辦公室業(yè)務，2018（08）.

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