淺談基于信息化建設的會議管理工作

　　摘要：隨著信息技術的高速發(fā)展，信息化也被應用于企業(yè)管理的方方面面。會議的信息化能夠高效統(tǒng)籌會議資源，規(guī)范其調度過程，簡化會議申請及審批流程，提高會議管理效率。同時減少人力物力財力的消耗，提升會議室的服務及使用效率，減少管理上的紕漏。聚焦會議管理提質增效，深入推進會議信息化管理建設。
　　關鍵詞：信息化建設;會議管理;可視化
　　會議是一個公司經營管理活動的直接體現。會議活動既有大量人力物力財力的投入，也有相應決策對策的產出，并能夠直接反應在公司生產效益上。若是能夠做好會議管理，使會議的效率得以提高，相當于減少投入增加產出，那么企業(yè)經濟效益也將提高。
　　在傳統(tǒng)會議室管理模式中，通常采用電話預定、紙質記錄的方式來預約會議室，預訂人無法時實了解當前會議室使用情況，預定流程繁瑣且信息溝通不暢。同時，會議管理人員面對大量繁雜的會議申請，往往無法第一時間做出最佳決策，經常會導致會議資源分配不充分的問題。所以結合信息化做會議管理便成為了一個較好的解決方案。
　　一、目前會議管理存在的普遍問題
　　1.1無專業(yè)的管理團隊
　　目前會議室的管理大多是由公司的黨政辦公室負責，多地視頻由不同團隊分別管理，不夠系統(tǒng)規(guī)范，無法高效聯動。同時，由于辦公室工作任務繁雜，沒有過多的精力來應付多媒體會議室設備的維護工作，在會議設備的管理和維護方面缺少專業(yè)的管理團隊無疑是加大了管理和維護的難度。
　　1.2存在不規(guī)范的操作
　　在使用會議室的過程中，一方面，參會人員多對會議設備操作步驟不甚了解，存在違反操作規(guī)程、隨意熱插拔線路及電源等行為，導致演示無法正常發(fā)送、投影儀無法正常開關、燈泡壽命減少等故障。另一方面，業(yè)務人員對設備不夠熟悉，且缺少專業(yè)的技術培訓，導致設備的誤操作，無法解決實時問題。
　　1.3無整套會議管理系統(tǒng)
　　現在很多企業(yè)的會議預定仍停留在電話預定、紙質登記階段，需反復電話確認，重復性操作較多，信息溝通不及時且過程中容易出現偏差，沒有一套完整的制度規(guī)范，流程較亂，責任界定不明確，無法高效約束。
　　二、結合信息化的會議管理手段
　　結合信息化手段進行管理是保障會議管理高效運轉的重要舉措，目的是增強企業(yè)運行效率、提高生產率。針對目前會議管理存在的普遍問題，我們需高度重視，提升會務人員及與會人員的綜合素質和專業(yè)水平，并輔以信息化的手段，建立健全管理機制，使會議管理有章可循、有制度可依。
　　公司的會議信息化建設，應遵循以下原則：模板化、規(guī)范化、可視化。許多企業(yè)對于信息化會議管理的理解仍然有偏差，認為采購一套多媒體設備、會議管理軟件就叫實現了信息化，這樣的理解是片面的。會議管理系統(tǒng)是以人為核心的現代化交互系統(tǒng)，它的核心目的是讓系統(tǒng)為人服務，是以科學有效的管理模式為運轉基礎，需要相與之配套的管理制度和運行機制來保障和規(guī)范其使用與維護。
　　2.1注重團隊建設和人才培養(yǎng)，提升人員綜合素質
　　企業(yè)會議的信息化建設需要組建專業(yè)的管理團隊來建設規(guī)劃和管理維護。管理及維護人員需要對公司的各類會議管理細則、設備操作手冊非常熟悉，足以應對各種突發(fā)狀況。同時，更應加強人才的培養(yǎng)，開展各類內部培訓、外部調研，積極完善人才機制，打造既懂管理又懂操作的高素質團隊。
　　2.2模板化會議管理，簡化會議預訂流程
　　會議系統(tǒng)的整體建設需要有一個總體規(guī)劃。首先需要搭建平臺，將會議預約系統(tǒng)嵌入OA辦公平臺，提供更加便捷可行的操作，為公司集團化管控提供更高效的會議服務。通過軟件設計，使會議流程表單化，信息收集完善，實現全過程管控。不同級別的會議設定不同的會服選項，分層管理。規(guī)定會議時間，精簡會議，提升決策效率。沖突處理和預約的變更也會更加方便可控。
　　2.3建立健全管理制度，規(guī)范化管理模式
　　企業(yè)會議的信息化建設需有一套完善健全的監(jiān)管制度，包括對各類會議形式的監(jiān)管、會議管理人員的監(jiān)管和與會人員的監(jiān)管，并出具相應明文管理細則。嚴格按照制度章程辦事，能夠有效杜絕違反會議規(guī)定的情況。同時，還應建立信用機制，對違規(guī)使用會議室的單位或個人進行信用扣分，超過限額則不可預訂，從而從源頭上杜絕問題。
　　2.4可視化會議管理流程，最大化變現管理效能
　　會議是公司決策重大事項的重要途徑，也是公司經營管理成果的直接體現。會議的可視化能夠提高會議效率，減少重復操作，減少沒有必要的資源占用。將OA平臺的會議數據接入外接控制器，實時輸出到平板電腦、大屏幕等終端進行可視化，監(jiān)管方便，環(huán)節(jié)清晰，責任明確，避免了推諉扯皮等現象。通過各類移動終端直接輸出可視化的信息，避免了多方信息差，實時有效。
　　三、結語
　　現代企業(yè)的信息化建設并不是一朝一夕能夠完成的。這是一個長期的過程，是一個建立、試運行、反饋、不斷改進的過程。要真正實現信息化，不光是需要在硬件上下功夫，更重要的是加強“軟件”的能力建設，保障整個系統(tǒng)的可運作性、服務性，提升管理人員的專業(yè)性，跳出思維定式，關注客戶體驗，以人為本地推動流程再造，充分發(fā)揮人在其中的主觀能動性。只有這樣才能讓現代化科技更好地造福企業(yè)經營管理，充分提高企業(yè)效率，增強企業(yè)的核心競爭力。
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