辦公區(qū)域管理規(guī)定
發(fā)布時間:2020-08-03 來源: 精準扶貧 點擊： 
第一章
辦公區(qū)域管理規(guī)定
1 1 ．目的：
規(guī)范辦公室的工作秩序，營造良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質量與效率。
2 2 ．職責/ / 權限：
行政人事部：負責辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件；辦公室人員及財產安全的監(jiān)管。
其他部門負責人：所屬辦公室日常事務的管理，協(xié)助處理各種異常情況。
3 3 ．工作要求：
辦公室職員工作紀律：
1. 辦公室人員須保持儀容儀表整潔，一律按規(guī)定穿工衣（周六除外）。
2. 文明禮貌待人，嚴禁大聲喧嘩。
3. 室溫 25℃以上方可以開啟空調，溫度調節(jié)不得低于18℃（含）以下。
4. 保持個人辦公臺面整潔。
5. 做好日常清潔維護，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內。
6. 原則上辦公室內嚴禁吸煙，需要吸煙請到吸煙區(qū)。
7. 非客戶接洽、會議召開、集體討論，任何人不得私自占用會議室與洽談室。
8. 在使用公共場所（會議室、洽淡室、閱覽室、培訓室等）完畢后，使用人員應當恢復原狀并做好清潔整理工作。
9. 除工作需要外，辦公室人員不準利用公司電腦上網。
10. 接打電話應言簡意賅、長話短說，嚴禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公室接打私人電話。
11. 上班時間嚴禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作，有必要進行集體討論時，在洽談室或會議室內進行。
12. 公司內部集會與會議，除特殊情況（需提前向會議主持人請假）外，皆須準時參加。
13. 前臺（前臺文員/前臺保安員）要負責整個前臺區(qū)、入門大廳的管理。前臺禁止無關人員閑坐。
14. 下午 17：30—18：00，部門須將當晚加班名單提交行政人事部，行政人事部核準后交前臺保安。
15. 下班前，辦公室人員須各自整理好工作臺面。最后下班人員要關閉水、燈、空調、電腦、傳真機、復印機、門窗等。
16. 上班時間，公司內部通用性語言為普通話，除業(yè)務上來往之外，一律不講其他方言。
辦公室職員著裝要求：
1. 為樹立和保持公司良好的社會形象，實現規(guī)范化管理，本公司職員應按要求著裝（周一至五著工裝）。
2. 辦公室職員上班時間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。
3. 頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過耳，不得留長胡須，保持面部清潔；女職員上班提倡化淡妝。
4. 各部門負責人應認真配合，督促屬下職員共同遵照執(zhí)行。
4 4 ．具體日常工作管理：
復印管理――
1. 有復印機部門安排專人負責復印機的維護與保養(yǎng)，任何人必須聽從安排，不得有故意損壞機器的行為。
2. 復印機發(fā)生故障應立即關機，行政人事部須做好標識注明，并第一時間通知維修公司前來維修，待復印機完全修好后方可作業(yè)。
3. 行政人事部人員應擔保復印紙張供應及碳粉補充以使復印工作得以順利進行。
4. 節(jié)約用紙，復印完后，注意保持復印區(qū)域整潔。
5. 各部門復印用紙由行政人事部統(tǒng)一申購，復印時行政人事部要監(jiān)督復印人員節(jié)約。
6. 非公司人員嚴禁私自使用本公司復印機，禁止幫非公司人員復印文件資料。
7. 行政人事部人員上下班時應檢查復印機的開關情況。
電話管理――
1. 公司電話是公司與外界、內部部門之間交流信息、聯絡工作的重要工具。原則上不得打私人電話，特殊情況需用電話要經部門負責人同意后方可使用。
2. 正常工作聯絡應長話短說，提高效率。通話時間應控制在 3 分鐘以內，特殊情況不超過 5 分鐘。
3. 公司對長途電話進行嚴格控管，一般分機電話只可拔打市話。
4. 電話鈴響 3 聲內就要接聽電話，且使用文明禮貌語言。
5. 接聽電話須認真仔細聽取對方講述的內容，必要時可禮貌要求對方重復，重要事項要做出書面記錄，并及時知會相關人員。
管理人員手機使用管理――
1. 對于公司已給予電話費補助的管理人員（包括特殊職位人員），其手機必須 24 小時開機。
2. 管理人員休假時，其手機也必須正常開機；跨區(qū)域無網絡的，須公布備用號碼。
3. 管理人員不應頻繁更換手機號碼，如因特殊原因需更換號碼的，須將新號碼及時通知行政人事部更新后公布。
4. 管理人員手機必須保持有話費，不足時應及時繳費或充值。
5. 行政人事部須不定時抽查開機情況，嚴禁出現停機或關機情況。
6. 一個月出現三次停機或關機現象，對工作造成影響的，酌情取消相關管理人員該月話費補助。
7. 參加會議或培訓時，手機一律關機或調為振動，中途需要接打電話須向會議主持或培訓講師舉手請假，同意后方可外出接打電話。
8. 手機補助話費按公司規(guī)定的職級標準發(fā)放，根據職級、工作性質的變動而調整。
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