會務組工作解決方案
發(fā)布時間:2020-08-03 來源: 工作計劃 點擊： 
會務組分工及工作方案
一、工作目標及主要任務 全力做好有關會務組工作，確保座談會的順利進行。主要 任務：擬定本組工作方案；負責座談會的接待工作；負責禮品、紀念品、簽到表、座次牌的設計制作；負責準備會議資料；負 責座談會期間各項活動的后勤保障工作。
二、人員安排負責人：劉芳三、會務準備 （一）場景布置（協(xié)助廣告公司）：
1.（1）40 周年華誕展及各�？普古�； （2）彩虹門、氣球、橫幅、儀式啟動幻影球、相關牌匾、禮炮、鮮花等； （3）音響的調配； （4）相關歌曲的準備（國歌、院歌、背景音樂等）； （5）新院區(qū)項目、科研中心、生殖中心啟動儀式及博士后工作站掛牌儀式的相關準備工作； （6）“千人宣言”儀式的準備工作； （7）頒獎證書的準備； （8）院慶工作牌的統(tǒng)一制作。
2. 會場座椅的擺放（按不同顏色座椅區(qū)分 ABCD 區(qū)，方 3. 擺放主席臺；
4. 準備嘉賓名牌； 5. 準備嘉賓胸花（院外所有嘉賓）、附院院慶小手旗； 6. 擺放礦泉水； 7. 準備會議資料及禮品裝袋； 8. 在會場一角設薩斯風、鋼琴現(xiàn)場演奏； 9. 會場衛(wèi)生間的指示牌（通知資產管理部做好清潔衛(wèi)生工作）。
▲資料袋內物品：
�。�1）產品介紹 （2）座談會專題片 DVD （3）座談會活動手冊 （4）紀念品 （二）嘉賓接待劉芳 姜芳榕 1. 慶典大會當天提前到大會現(xiàn)場，熟悉嘉賓坐席； 2.
迎接嘉賓，指引嘉賓到報到處簽到（協(xié)助禮儀小姐及義工）；
3. 協(xié)助嘉賓領取會議資料及禮品，指引嘉賓就坐（協(xié)助禮儀小姐及義工）； 4. 所有嘉賓入場完畢，工作人員到指定區(qū)域就坐； 5. 慶典大會結束，工作人員指引嘉賓離場乘車。
（三）嘉賓簽到 劉芳
1.負責嘉賓簽到（準備嘉賓簽名冊或簽名卷軸）； 2.及時核對到會嘉賓名單（準備一份參加慶典嘉賓名單）； 3.準備文房四寶若干，以便有需要的嘉賓題字； 4.負責會議資料及禮品的發(fā)放及保管工作。
�。ㄗⅲ呵耙惶焱砩弦训劫e館簽到的嘉賓，不再簽到及發(fā)放資料袋，只在會場擺放議程單張。）
�。ㄋ模⿷惫ぷ� 劉芳 1. 負責因天氣等原因主會場轉移工作； 2. 在附院禮堂做好備用會場的準備工作； 3.
突發(fā)事件的緊急處理（協(xié)同院慶活動應急組）； 4. 現(xiàn)場保健醫(yī)生及常用藥品的準備； 5. 由附院員工組成觀眾預備隊伍，約 100 人，在現(xiàn)場觀眾過少時到場就坐，避免冷場。
四、時間安排及分工 根據工作內容，會務組分為后勤保障小組、禮品小組，分 別負責座談會前和座談會期間的所有后勤保障工作，禮品設計、制作、發(fā)放等工作，座談會接待、引導工作。具體時間安排及 分工如下表：
時間 工作任務 負責人 工作小組
11 月1 日
確認住宿事宜
劉芳
保障小組
11 月5 日
禮品初步設計
劉芳
禮品小組 11 月6 日 會場確認 劉芳 保障小組 交通用車檢修 劉芳 保障小組
11 月9 日 禮品制作 劉芳 禮品小組
會場環(huán)境、交通、醫(yī)療、食宿再檢查
劉芳
保障小組
11 月10 日 會場布置 劉芳 會務組全體 禮品、會議材料分裝、檢查 劉芳 會務組全體 接待人員具體工作安排 劉芳 會務組全體
11 月26 日 接待座談會邀請與會人員 劉芳 會務組全體 會場、論壇會場最后布置檢查 劉芳 會務組全體 會議禮品、材料到位 劉芳 會務組全體 4．參加宴會人員引導（如果需要）
劉芳、姜芳榕 保障、接待 11 月27 日 慶典會議服務 劉芳 會務組全體 座談會邀請與會人員吃住行服務 劉芳 會務組全體
10 月27 日 座談會邀請與會人員離會服務 劉芳 會務組全體 會場后續(xù)工作 劉芳 保障小組 與會人員禮品發(fā)放 劉芳 禮品小組
注：
把握細節(jié)規(guī)范辦會
會務工作是辦公室的一項經常性工作，會務工作的好壞， 直接影響到會議的質量和效果，而會務工作能否做好，往往取決于對細節(jié)的把握。在辦會工作中，一個通知的發(fā)放不到位， 一個座位的安排不合理，一個話筒的聲音不正常，一個資料的裝訂不齊全等等細節(jié)上的問題，都會使會務工作不到位，給會議的質量和效果帶來影響，所以要搞好 辦會工作，就必須以細致的作風，對會務工作中的細節(jié)細心觀察，潛心把握，精心組織，實現(xiàn)精益求精辦會的目標。具體來說，要從細節(jié)上做到“三個到位”。一、從細節(jié)上做到會前準備到位 組織一次會議，會前準備到位是關鍵，只有會前準備充分，才 能保證會議的順利召開。會前的準備工作是由若干細節(jié)組成的， 在做會前準備工作前，就要充分考慮各個細節(jié)，并根據考慮到 的細節(jié)制定好會務工作方案。制定會務工作方案本身就是一個 細節(jié)，注重這個細節(jié)就能發(fā)現(xiàn)并把握其他方面的細節(jié)，完善會 前準備工作，提高工作效率，減少工作中的失誤和差錯，特別 是召開緊急的大型會議等，盡管時間要求急，但磨刀不誤砍柴 工，制訂了方案，就不會造成手忙腳亂、頭緒不清的局面，避 免出現(xiàn)差錯甚至返工等現(xiàn)象。在制定會務工作方案時，要根據 會議的規(guī)模、層次等，考慮會議有哪些細節(jié)上的要求，如會標 的制作、會議通知的發(fā)放、座次的安排、資料的發(fā)放、會場的 布置等等，要把這些細節(jié)上的內容安排到人、責任到人。制定
一個完善的會務工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今 年召開的 XX 考核工作動員大會，其會務工作時間緊、任務重、標準高，要求在極短的時間內搞好會務準備工作，為此，我們 在制定方案時潛心把握細節(jié)，除考慮到會標制作、通知發(fā)放、 座次安排、資料發(fā)放、會議簽到、會風督查等細節(jié)上的內容外， 還吸取黨代會會務個別細節(jié)上不到位的教訓，為確保正常供電， 會前三次與縣電力局聯(lián)系，在安排座次時，由于會場座位不夠 而需要加排座位，我們考慮到若安排不好將影響與會人員的情 緒，便與黨校等單位聯(lián)系，搬來統(tǒng)一的會議椅作為加排，并電 話通知安排坐加排的與會人員，向他們說明情況，做好解釋， 得到了與會人員的理解和支持。象這樣的細節(jié)問題，在會務工 作中經常出現(xiàn)，只有細節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務準備 工作時才能有條不紊、主動從容，從而保證會議質量和效果。
二、從細節(jié)上做到會中服務到位 會中服務是辦會工作的重要一環(huán)，做好會中服務，要對細 節(jié)細心觀察，只有把握好每一個細小環(huán)節(jié)， 才能使每一次會議開得井然有序。首先，要對會議中的一些常規(guī)性的細節(jié)服務進 行規(guī)范，針對同類型的會議，要規(guī)范服務標準，做到有章可循。如縣委常委會議具有很強的政治性和嚴肅性，其會務工作標準 高、要求嚴，服務不能隨意化、簡單化，我們除保證會場整潔 等基本要求外，還從細節(jié)上把握，規(guī)范服務標準，提高服務質 量，專門制定了《縣委常委會議服務工作規(guī)程》，其中規(guī)定將茶
杯放在與會人員右側，將統(tǒng)一制作的標簽牌放在與會人員的左 側，話筒的傾斜度大概一致，對資料的分發(fā)根據會議議程按由 上至下的順序擺放在與會人員會議桌上的正前方，側看要求基 本成一條直線等，這些細節(jié)上的規(guī)范，保證了會議桌上的整個 擺設整齊劃一；另外要求在開會前 30 分鐘打開音響設備、視天氣情況開啟空調、會議中每隔 30 分鐘添加一次開水等，有效降低了服務工作對會場秩序和會議氛圍的影響，便于維護嚴謹的 會場秩序、嚴肅的會場氛圍。其次，由于會中服務還具有不確 定性，這就要求會議服務人員發(fā)揮好主觀能動性，從小處入手， 細心觀察、善于把握細節(jié)，把握好與會人員的服務需求，如在 一次會議上需傳達學習上級領導的講話精神，我們便找到這名 領導同志的講話，復印發(fā)給每位與會領導，這一服務舉措，雖 然領導沒有要求，但我們提前、主動搞好服務，確保了從細節(jié) 上做到服務到位。
三、從細節(jié)上做到會后整理到位 辦會工作是個整體的動態(tài)過程，不但要搞好會前準備、會中服務，還要搞好會后服務，但以往工作中我們往往忽略了會后整理工作。對此，我們從細節(jié)入手，在一個會議召開后，既及時將會議記錄、會議資料等進行整理，又及時整理好會場， 如對縣委常委會議、書記辦公會議等決策性會議及時整理會議記錄，形成會議紀要，并把握好形成會議紀要的時間要求；對部署工作、布置任務等全縣性工作會議及時整理會議資料。對
會議資料進行整理雖然沒有明確要求，但體現(xiàn)了辦公室服務工 作的主動性、細節(jié)性，既有利于規(guī)范對會議資料的分類、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關資料。我們對每次全縣性大 會和重要工作會議的會務安排、領導講話、政策文件等裝訂成 冊，分送給相關領導和科室，做到會議內容一目了然，以便于 領導查閱資料，便于督查人員掌握會議精神，加強督促落實。
及時整理會場既是一個細節(jié)問題，也是對工作作風的檢驗，如 一天晚上召開常委會議后，由于第二天是星期六，加上當天會 議散會時已達凌晨，我們便準備第二天整理會場，當晚沒有及 時整理，而第二天剛好有個接待活
贈送以下方案
XX 有限公司
xx 年新春團拜晚會 ”
xx 年年會活動策劃方案
一、年會籌備小組
總策劃：xx 總執(zhí)行：xx 成 員：xx 科技所有部門成員
二、年會內容
◆活動名稱：xx 公司 2015 年新春團拜晚會
◆活動基調：喜慶、歡快、盛大、隆重
◆活動主題：
以客戶為中心，以奮斗者為本
◆活動目的：對 2014 年公司的工作成績進行總結，展望公司2015 年的發(fā)展愿景；同時豐富員工企業(yè)文化生活，激發(fā)員工熱情， 增強員工的內部凝聚力，增進員工之間的溝通、交流和團隊協(xié)作意識。
◆活動日期：2015 年 2 月 10 日 16：00-20：00
◆活動地點：XXXX 酒店
◆參會人數：xx 科技 112 人、廠商 30 人，共計 313 人。
◆參會人員：xx 員工、特邀嘉賓
◆活動內容：總經理致辭、文藝匯演、晚宴（詳細流程安排見附表一）
三、工作分工 （ 詳細分工明細見附表二 ）
（一）文案組（負責人：xx）成員 5 名。
◆負責主持人形象設計，串詞、祝酒詞起草、審核；
◆總經理講話稿起草、審核； （二）會場布置組（負責人：xx）成員 5 名。
◆負責設計、聯(lián)系制作年會舞臺背景墻、橫幅、簽名板及各種材料的打印和制作； ◆負責鮮花或花籃的采購/租賃；
◆現(xiàn)場攝影、DV 攝像、照相；
◆開場 PPT 制作，年會期間除節(jié)目音樂外所有音樂搜集。
◆負責與酒店工作人員配合調試功放、燈光、音響、話筒、投影、電腦，并播放年會現(xiàn)場所有節(jié)目伴奏帶及頒獎音樂和進場PPT 等； ◆會場安全檢查（消防、電源、設備等）。
�。ㄈ┕�(jié)目組（負責人：xx）成員 5 名。
1 、節(jié)目類型：唱歌、舞蹈、小品、話�。ǜ栉鑴。�、魔術、樂器演奏、戲曲、相聲、時裝秀等。
2 、選取節(jié)目規(guī)則：以抽簽的形式，每個部門可抽取 2 個節(jié)目簽，從中選取一個類型節(jié)目表演。
3 、節(jié)目質量標準：若彩排時達不到質量要求，須重新編排直到達到要求
為止。
4 、節(jié)目彩排時間：1 月
25 日 日— —2 月
5 日每日選抽兩個部門彩排。
文藝匯演節(jié)目內容的要求是“ 以客戶為中心，以奮斗者為本 ” 。節(jié)目組負責人具體工作如下：
◆負責完成對所有節(jié)目的排練、設計、篩選及后期的彩排工作；
◆負責節(jié)目的編排及演出的順序和流程銜接；
◆負責聯(lián)系租用或購買節(jié)目所需的服裝道具和主持人、演職人員的化妝等； ◆負責小游戲的提供、抽獎獎項設置等；
◆負責安排文藝節(jié)目評委及獎項設置；
◆負責確定頒獎人員。
�。ㄋ模┯e組/禮儀組（負責人：陳珍英）成員 5-6 名。
◆年會進場入口處迎接嘉賓，并引領入座；
◆負責嘉賓、參會人員的簽，并發(fā)放年會禮品（做好登記）；
◆負責配合抽獎獎品、文藝表演獎品的發(fā)放；
◆負責年會過程中放禮炮。
�。ㄎ澹┖笄诮M（負責人：樊美玲、）成員 5 名。
◆負責活動所需的禮品、獎品、紀念品、食品及其他年會所需物品的購買、 準備、保管及發(fā)放；
◆負責與酒店工作人員的溝通、協(xié)調工作。
四、活動費用預算（ 具體費用分配由各項目負責人自行安排 ）
項
目
基本內容
負責人
費用預算
年會場地 租金、晚宴、機器租憑費用 XXX ￥ 會場布置 KT 板（簽名板）、背景墻、鮮花、裝飾品等 XXX ￥
服裝、游戲道具 文藝匯演節(jié)目服裝、道具、獎品小游戲道具、獎品 迎賓、主持人服裝、妝容造型等
XXX
￥ 酒水、飲料 文藝匯演過程中所需酒水、飲料、小吃
XXX ￥ 年會禮品 參會人員每人一份的公司年會禮品 ￥
年會獎品 抽獎獎品
�。� 其他支出 備用 XXX ￥ 費用合計：￥
五、相關注意事項
（一）活動前 ◆年會開始前，年會籌備小組成員必須確保每人持有一份“年會流程具體執(zhí)行方案”。
◆在年會開始前 30 分鐘，必須對所有年會所需要用到的設備進行調試、檢查。
◆確保年會場地布置，所需物資、參會人員、表演人員全部到位。
（二）活動中 ◆對工作人員進行明確的分工，每項工作都必須責任到人，保持手機的開通（統(tǒng)一設置振動）便于及時聯(lián)絡。
◆一場活動的順利進行需要各個方面的配合，更需要對現(xiàn)場環(huán)節(jié)的控制及管理。對于演出的催場候場，舞臺上的道具提供，對于整體活動的節(jié)奏的把握都是非常重要的。
�。ㄈ┗顒雍� ◆年會后期的紀念視頻制作、發(fā)放（由行政人事部部制作
DVD，行政人事部部統(tǒng)一發(fā)放，每人一張）
◆年會照片的收集及保存；
◆年會總結。
人
力資源部部
2014 年 11 月 8 日
附表一：年會基本流程
時
間
項
目
內
容
13:00 工作人員 到達酒店 年會節(jié)目表演人員、所需物料（如 KT 板、橫幅、鮮花、禮品、獎品、演出服 裝等）需全部到達酒店
13：00-15:30
場地布置 年會場地入口接待處布置（如簽到處 KT 板擺放、舞臺背景、花籃擺放、迎賓 人員安排、年會禮品擺放等）
酒店工程部人員與負責場內布置的人員配合布置（如背景板放置、拉橫幅、 場地擺放、裝飾物品等）
抽獎獎品放置酒店化妝間門口，食品分配后擺放于桌面（共 XX 桌）、放桌牌 （人員提前分配）
文藝匯演人員化妝、換裝等 音響調試，音樂、攝影機、照相機準備到位 燈光、投影、音響、消防安全等會前準備情況檢查
15:30-16:00
人員進場 參會人員在入口處簽到后，在迎賓處領取每人一份的新年禮品，進場，對號 入座（提前安排桌號）
《XXXXX》PPT、音樂播放，同時主持人提醒進場秩序及參會注意事項 16:00-16:05 開場舞 開場舞表演 16:05-16:10
年會開始 主持人熱情開場（嘉賓介紹等）
16:10-16:30 總經理致辭 16:30-16:35
節(jié)目表演 節(jié)目 1 16:35-16：45 節(jié)目 2 16:45-16:50 節(jié)目 3 16:50-17:05 抽獎 抽獎：三等獎 17:05-17:20 游戲 游戲一 17:20-17:25
節(jié)目表演 節(jié)目 4 17:25-17:35 節(jié)目 5 17:35-17:40 節(jié)目 6 17:40-17:50 抽獎 抽獎：二等獎 17：50-18:10 游戲 游戲二
18:10-18:15
節(jié)目表演 節(jié)目 7 18:15-18:20 節(jié)目 8 18:20-18:25 節(jié)目 9 18:25-18:35 抽獎 抽獎：一等獎 18:35-19:00 評選 節(jié)目表演獎項評選、頒獎 18:35-19:00
晚宴 上菜 19:00-20:00 晚宴聚餐 20:00 人員退場 退場音樂播放，同時主持人提醒退場秩序及相關注意事項
附表二：年會分工明細表
組別
項
目
內容
責任人
執(zhí)行人
完成時間
文案組
主持
負責整個年會的流程、時間、氣氛把控
年會文案 主持人形象設計，串詞、祝酒詞
總經理講話稿
進場 PPT、年會全過程所有音樂搜集 （節(jié)目音樂收集，小游戲、抽獎等音樂）
會場布置組 設計 年會場地布置設計方案
準備 年會場地氛圍所有物品制作/購買/租賃 （鮮花、花籃采購/租賃，舞臺背景墻、橫幅、簽名板、掛飾等）
布置 年會當天酒店會場布置
攝影 現(xiàn)場攝影、DV 攝像、照相
技術支持 燈光、音響、投影、電腦、話筒、舞臺督 導檢查及全程跟蹤（與酒店工作人員配合）
，年會現(xiàn)場節(jié)目伴奏、音樂播放等
安全檢查 年會開始前會場安全檢查（消防、電源、 設備等）
節(jié)目組 年會方案 年會策劃方案（執(zhí)行版）
節(jié)目編排 年會文藝匯演流程設計、節(jié)目編排、彩排
評委安排 文藝節(jié)目評委、獎項設置 頒獎人員安排
物品采購物品租賃 文藝匯演中小游戲獎品、節(jié)目獎品的采購文藝匯演節(jié)目所需服裝、道具的租賃 迎賓人員旗袍租賃
化妝造型
安排年會所需化妝師、造型師
游戲抽獎 小游戲內容設計、獎品設置
抽獎環(huán)節(jié)內容設計、實施方案及獎品設置
禮儀組
迎賓禮儀 簽到處迎賓 頒發(fā)獎品禮儀人員 引領嘉賓、領導入座
禮品發(fā)放 參會人員每人一份禮品發(fā)放
配合 放禮炮人員（可安排禮儀人員）
后勤組 活動選址 選址、預訂、費用申請與結算
活動宣傳 全體員工動員大會、年會相關會議組織
過程跟進 年會各小組準備工作進度檢查
物資保管 年會物資保管（負責安排運輸、分配）
物品采購 年會所需抽獎獎品的設置及采購 每人一份的禮品、年會所需食品的采購
桌席分配 晚餐桌席人員分配
注意事項
后期制作 年會 DVD 刻碟制作、發(fā)放（每人一張）
年會招聘搜集
會務管理 年會現(xiàn)場組織、協(xié)調，現(xiàn)場秩序維護人員
催場 年會流程執(zhí)行全程跟蹤（臺前幕后催場）
總結 年會總結
部門負責細表：
電腦城
部門
負責人
節(jié)目類型
備注
數碼
蘇蓉門市（A45+CC2）
第二負責人要協(xié)助安排 蘇蓉門市（E27+F1+D3）
DELL 門市（B7+A11）
數 1+數 2
數 3
A 世界
蘇蓉門市（C2+D5）
DELL 門市（D3）
A1+A2
新世紀
蘇蓉門市（B02+1-A）
蘇蓉門市（A06+A29）
DELL 門市（A08+D1）
B32+B33
百腦匯
蘇蓉門市（D12+新世紀 A03）
東華
蘇蓉財務部
置高財務部
蘇蓉技術部
置高技術部
置高渠道、產品部
合計
18 個
熱點文章閱讀