高等教育教學發(fā)展中高校檔案收集和利用工作研究

　　摘 要：就近年來我國高等院校發(fā)展現(xiàn)狀來看，高效辦學規(guī)模不斷擴大，辦學模式進一步深化和創(chuàng)新，這給高校檔案管理工作提出了更多的要求。高校檔案是我國檔案資源的重要組成部分，因此在高等教育發(fā)展中科學地抓好高校檔案管理工作，順應檔案資源復雜化、多元化管理趨勢十分必要。針對我國高等教育教學發(fā)展中的檔案收集和利用工作展開詳細探討，以期促進高校檔案管理實現(xiàn)科學化、現(xiàn)代化，為高等教育教學發(fā)展提供有力的參考。
　　關鍵詞：高等教育教學；高校；檔案管理；收集；利用
　　中圖分類號：G278.6 文獻標志碼：A 文章編號：1001-7836（2016）10-0149-02
　　在高等教育教學發(fā)展過程中，高校檔案管理工作是重要的工作內容。豐富的檔案資源能夠為高校發(fā)展提供多元化的參考意見，對促進高等教育教學深化發(fā)展有著至關重要的作用。因此，要加大對高校檔案管理的重視力度，進一步規(guī)范高校檔案收集和利用工作，提高工作效率[1]。高校檔案工作中收集和利用是兩個最活躍的環(huán)節(jié)，即首先通過收集，最后實現(xiàn)利用。就目前我國高校檔案工作現(xiàn)狀來看，加強這兩個環(huán)節(jié)管理十分必要。
　　一、高校檔案收集工作
　　在高校檔案工作過程中檔案收集為整個過程的起點，對檔案工作管理有著至關重要的影響，換句話說檔案收集工作質量好壞，直接影響檔案工作分類、檢索、利用等其他環(huán)節(jié)。在高等教育教學不斷發(fā)展的過程中，檔案收集工作的質量水平有所提升，如收集范圍不斷增大，從黨群、行政檔案收集擴大到對教研、教學檔案的收集等等。同時檔案內容也日趨多元化，對高校職能活動以及相關工作進行有效收集整理，不斷豐富館藏檔案[2]。在信息化社會發(fā)展過程中，檔案收集工作的載體已實現(xiàn)突破和創(chuàng)新，例如從紙張收集到錄音收集到現(xiàn)在的計算機收集，實現(xiàn)了檔案收集載體材料的多樣化。
　　1高等教育教學發(fā)展中檔案收集工作的原則
　　就目前高等教育教學發(fā)展趨勢來看，為提高檔案工作效率，加強檔案收集，應遵循以下幾點原則：
　　完整性原則。檔案材料收集過程中首先要保證材料的完整性，以保護檔案原始記錄。在保證檔案材料完整、準確的基礎上才能更加客觀地反映高�；顒忧闆r，體現(xiàn)檔案材料的自身價值，為高校發(fā)展提供可靠依據(jù)。
　　原始性原則。要保證檔案材料收集具有其原始性特征。在進行材料收集時無論是上級下發(fā)的文件還是學校自行制定文件都應保證其元件，不能采用復制件取代原件，即要最大限度保證源文件的歷史材料面貌[3]。
　　真實性原則。只有保證檔案材料收集的真實性才能為后者應用，充分體現(xiàn)其檔案價值，對檔案資料反映的內容以及相關數(shù)據(jù)信息等進行引用，也對揭示高校實際發(fā)展情況有著重要意義。
　　2檔案收集基本方法
　　高校檔案收集的基本方法主要包括三種：
　　第一，定期集中收集。主要是指以歸檔制度為前提，參照指定的歸檔時間，檔案相關工作人員與各部門展開聯(lián)合工作，實現(xiàn)定時、定內容、定人收集。這種檔案收集方式具有集中性特點，主要按照年度、文件類型等進行歸檔，如教學內容整理、黨政管理等等。
　　第二，重點收集與普遍收集結合[4]。為維護檔案收集的完整性，要做好全面收集工作，但同時要保證收集具有針對性和重點性。通過對重點部門、重點資料的收集形成有價值的重要資料，包括教研、辦公室等部門。同時，針對高校舉辦的重大活動以及重大項目等要進行檔案重點收集，這樣能夠促進檔案收集工作更加完善和準確。
　　第三，現(xiàn)場收集。在高校檔案收集工作中由于高等教育教學改革步伐較快，不斷開展各類型工作和活動，因此針對這些檔案材料要采取現(xiàn)場收集的方法，避免出現(xiàn)收集時間不當，錯過檔案資料收集機會。例如，高校舉辦重大活動，檔案收集工作人員只有在特定的時間和環(huán)境下才能實現(xiàn)檔案收集。當重大活動開展過程中高校領導進行發(fā)言，或對高校成果進行鑒定和驗收，這些均屬于重要材料應予以收集，因此應授權檔案部門負責，通過專業(yè)人員進行現(xiàn)場及時收集，或進行追蹤收集，實現(xiàn)對檔案文件源頭的控制，并及時展開歸檔收集，通過有效鑒定后實現(xiàn)完整文件材料收集。
　　3加強檔案收集工作應注意的問題
　　首先，要不斷增強歸檔意識。除了專業(yè)檔案收集人員應增強歸檔意識外，還要對高校廣大職員進行檔案意識培養(yǎng)[5]。在實踐調查中了解到，高校各部門或基層單位，兼職檔案員遠遠多于專職檔案工作人員，因而，兼職檔案員有無檔案意識將在很大程度上決定歸檔材料是否完整、是否有價值。此外，由于高校自身的特點，大量的教職工本身就是高校檔案的“資料源”。例如，高校科研項目是教職工主持和參與的，科研過程中形成的文件、記錄、成果、榮譽證書等都可能成為檔案資料，而這些材料往往都掌握在當事的教職工手中。由于平時在檔案工作中，只注重文書檔案、財務檔案、教學檔案、干部人事檔案等，忽略了教職工手中的材料的收集，再加上部分教職工檔案意識淡薄，導致教職工手中的檔案資料收集難。通過歸檔意識的培養(yǎng)，能夠有效避免這些問題的出現(xiàn)，提高檔案收集效率和收集質量。
　　其次，加強檔案收集范圍管理。檔案收集工作在高校管理中通常具有集中性特征，即在限定時間內進行通知的發(fā)布，并對相關歸檔內容和歸檔范圍進行明確。但在調查中了解到，目前高等院校中對檔案范圍的規(guī)定具有一定的模糊性，且隨意性較大。因此，為適應高等教育教學發(fā)展形勢下的高校檔案收集工作，要加強對檔案范圍的管理，通過積極地調整政策的應用，對完善學校職能，促進檔案完整都有著積極重要的意義。
　　最后，要豐富檔案收集的載體。高等教育教學發(fā)展逐漸深入，傳統(tǒng)的紙質檔案收集無法滿足現(xiàn)階段檔案收集工作需求。目前我國已步入現(xiàn)代信息化社會，多媒體技術應用越來越廣泛，在高校教學以及相關活動中產生了大量的電子資料和信息，這要求檔案收集也要實現(xiàn)數(shù)字化管理，打破傳統(tǒng)紙質收集工作形式，提高工作效率，并保證收集工作的完整性和全面性。在調查工作中了解到，目前我國諸多高校尚未實現(xiàn)信息化檔案收集管理，使很多重要檔案資源無法得到保存。在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的時代背景下，高校檔案收集要充分利用現(xiàn)代化設備，有效實現(xiàn)檔案資源準確、全面收集。

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