基于知識管理的高校辦公室信息化建設思考

　　摘 要：該文從分析高校辦公室信息化建設的現狀入手，闡述了辦公室信息化應用水平不高、信息共享程度低和信息化系統(tǒng)協同作用不明顯這3個問題，進一步提出用知識管理的理念與高校辦公室信息化建設有機結合，搭建知識獲取、知識共享和知識應用這3個辦公室信息化建設模塊，從而為學校事業(yè)的科學發(fā)展提供信息化支撐。
　　關鍵詞：知識管理 高校辦公室 信息化建設
　　中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）02（a）-0-02
　　高校辦公室作為高校的綜合協調部門，服務全校師生，是促進學校教學和科研等各項工作協調運行的重要部門。辦公室工作業(yè)務量大、節(jié)奏快、信息量大，知識碎片化的現象比較普遍。目前，如何有效整合校內外的各類數據信息資源，提高辦公室工作推進水平和效率是高校辦公室信息化建設的重要內容。
　　1 知識管理和高校辦公室信息化建設
　　知識管理是知識經濟時代涌現出來的一種最新管理思想與方法， 它融合了現代信息技術、知識經濟理論、企業(yè)管理思想和現代管理理念，它以知識為核心，是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應用進行規(guī)劃和管理的活動。知識管理的流程包括知識的獲取、組織、存儲、加工、整理、共享、測評、應用和創(chuàng)新。
　　高校辦公室信息化建設并不是技術與辦公室工作的簡單結合，是指利用計算機網絡和信息系統(tǒng)，構建辦公室業(yè)務流程，對校內外各類數據信息進行整理、統(tǒng)計、分析，獲取有效準確的參考信息，提升辦公效能，促進辦公室工作高效有序、安全快捷、科學運作。
　　高校辦公室信息化建設把辦公室的常規(guī)工作進行流程梳理，并對相應辦公系統(tǒng)進行升級，將傳統(tǒng)的公文處理、文件傳閱、財務管理、公務接待和公務用車等常規(guī)事項的工作融入OA系統(tǒng)，減少重復的勞動，大大提高了辦公效率。知識管理在高校辦公室信息化建設方面主要應用于文字綜合、信息報送、文電處理、督查和服務保障等方面�；�于知識管理的高校辦公室信息化建設，就是要把知識管理的理念與信息化技術有機結合，把辦公室工作中產生的大量數據信息和知識進行有效的組織、整理、共享、應用和創(chuàng)新，從而為全校師生和社會提供全面優(yōu)質的信息化服務。
　　2 高校辦公室信息化建設的現狀
　　2.1 信息化應用水平不高
　　高校辦公室人員對信息化建設重視程度不高，一些辦公室人員缺乏計算機的一些理論知識和實際操作能力，對基本軟件操作不熟練或者不愿意主動學習，大部分信息依靠人工管理和重復勞動。另外有些辦公室長期處于傳統(tǒng)管理模式環(huán)境下，缺乏信息化管理制度，尚未搭建適于工作所需的信息化基礎設施環(huán)境，嚴重的會導致重要資料丟失和泄露。
　　2.2 信息共享程度低
　　辦公室工作一環(huán)扣一環(huán)，很多數據和信息都具備相關性，但由于管理數據和信息的主體不同，辦公室如果缺乏整體性全局性的信息處理平臺，使得信息資源無法實現共享影響了整個辦公效能的發(fā)揮，導致大多數數據被通過不同形式或者不同渠道反復使用，不僅信息孤島問題變得越來越嚴重，反復的數據征集還影響辦公室人員的工作積極性，使其容易產生倦怠情緒，從而影響數據的準確性。
　　2.3 信息化系統(tǒng)協同作用不明顯
　　辦公信息化系統(tǒng)缺乏全局性和整體性，公文處理、文件傳閱等各系統(tǒng)協同作用不明顯，系統(tǒng)間無法進行有效交互使用從而缺乏對內部數據進行有效的整合和深度挖掘，信息零散，既影響了辦公工作效率，也造成了知識的浪費。
　　3 知識管理對高校辦公室信息化建設的思考
　　高校辦公室是學校的重要職能部門，發(fā)揮著承上啟下、協調各方、聯系內外的樞紐作用，信息化建設對于強化高校辦公室的協調服務具有重要支撐作用。辦公室要想在多部門之間做好協同多事務中做到高效并不簡單，除高標準高效率之外，還需精細化和應用創(chuàng)新，辦公室的信息化程度已經成為衡量辦公室管理水平和綜合實力的重要指標。
　　傳統(tǒng)的辦公室信息化建設對辦公室各項業(yè)務流程優(yōu)化并融入OA系統(tǒng)，將分散在各部門的信息匯集，通過梳理進行分類存儲。但是隨著時間的推移，信息系統(tǒng)內的大量信息積沉在系統(tǒng)內并逐漸失去價值，這就需要對信息系統(tǒng)內的數據進行進一步整理排序并賦予背景，使之成為有效信息。信息是知識的來源，當進一步把信息提煉出規(guī)律，使得其上下相關，它就上升為知識，知識是處理一些信息的經驗結果。這就是說傳統(tǒng)的辦公室信息化建設構建了知識的數據基礎，側重于數據的獲取，對于數據挖掘、知識共享和應用創(chuàng)新等比較欠缺。當隨著辦公室業(yè)務量增多，全校師生、校外資源的信息需求量增加時，傳統(tǒng)的辦公室信息化建設已經遠遠不能滿足其發(fā)展需要，這就勢必需要結合知識管理的方法和手段，構建基于知識管理的高校辦公室信息化建設平臺。
　　4 基于知識管理的高校辦公室信息化建設
　　基于知識管理的高校辦公室信息化建設主要包括知識獲取、知識共享和知識應用3個模塊。知識獲取模塊是指通過辦公室OA系統(tǒng)獲取基礎數據，將分散在各部門的信息匯集，通過梳理進行分類存儲，形成知識資源，如通過公務接待系統(tǒng)獲得校際交流兄弟單位、產學合作企業(yè)等數據信息。知識共享模塊是指把獲取的數據經過篩選、整理和挖掘提取出有效知識資源，通過該平臺把知識推送到校內各部門、各二級學院和單位、全校師生，使信息需求者方便準確共享到所需知識，如學校產學合作部門或各二級學院需要更多的校企合作渠道就可以通過該平臺獲得與學校相關的所有企業(yè)以及企業(yè)與學校的前期合作信息，及時并且全面。知識管理的重要目的就是通過知識共享為需求者提供信息服務，從而實現知識的價值。知識應用模塊是指把知識使用者的使用反饋和應用情況、經驗總結反饋回系統(tǒng)，通過對該部分反饋信息的篩選和整理，與原有知識資源一起重新匯聚到辦公室信息化系統(tǒng)中。
　　辦公室信息化建設平臺不僅是校內各部門之間，也是與校外單位聯系的橋梁，更是學校信息資源共享和應用的中心，它的發(fā)展需要各部門、各學科、校內外協同服務，以信息共享為驅動，依托大數據、云計算為支撐，建立信息化服務為核心的協同工作平臺，從數據到知識，從知識到智慧。
　　5 結語
　　該文構建了基于知識管理的高校辦公室信息化建設三大模塊，符合高校辦公室工作信息化需求，作為階段性成果，下一步將深入研究基于知識管理的高校辦公室信息化建設平臺的具體搭建，更好地服務學校全面發(fā)展。
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