數(shù)字化時代推動高校檔案管理信息化建設的路徑

　　摘要 數(shù)字化信息化技術的發(fā)展，也推動了檔案管理信息化建設的進程，高校檔案管理信息化建設，順應了時代發(fā)展的需求，優(yōu)化高校檔案管理的模式，提高檔案管理的工作效率。本文探討了數(shù)字化時代推動高校檔案管理信息化建設應遵循的原則及路徑，以推動高校檔案管理信息化建設。
　　【關鍵詞】數(shù)字化 高校檔案管理 信息化建設路徑
　　傳統(tǒng)的檔案管理方式，為高校檔案管理工作帶來了很大壓力，也不能滿足高校檔案管理的需求。在數(shù)字化時代下，高校檔案信息化建設，能夠滿足高校多樣化的檔案管理需求，提高檔案管理工作的效率，推動高校檔案管理進一步完善和發(fā)展，實現(xiàn)高校檔案信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化。
　　1 數(shù)字化時代推動高校檔案管理信息化建設的原則
　　1.1 可行性原則
　　高校檔案管理信息化的建設，應該遵循可行性的原則，充分地考慮高校具體的人力、物力、財力方面的實際情況，以及高校數(shù)字化檔案管理建設的需求。對高校內部檔案資源進行全面的分析，制定可行性的方案，優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立信息化、數(shù)字化的檔案管理方法。結合高校檔案數(shù)字化技術，與人才隊伍的能力、相應的硬件設備、數(shù)字化投入的經(jīng)費，遵循可行性的原則，推動高校檔案管理信息化建設。
　　1.2 安全性原則
　　高校檔案管理信息化建設要遵循安全性的原則，保障高校檔案資源的安全，對各項信息化技術、數(shù)字化技術的應用，應該首先考慮到安全性的原則，是否具有相應的技術來保障檔案管理的安全性，防止高校檔案資源被竊取、泄露、遭到破壞。加強高校重要檔案資源的保密工作，采用數(shù)字加密技術，保證檔案資源的安全性，建立檔案資源備份，限制檔案資源的使用范圍。
　　1.3 科學性原則
　　高校檔案信息化建設還應該遵循科學性的原則，采用先進的信息化技術，保護高校已有的珍貴的檔案資源，建立先進的檔案管理設施，并不能遺忘高校珍貴的文化財富，對于之前傳統(tǒng)的檔案資源，應該進行充分的保護和管理，將寶貴的檔案資源用信息化設備轉化成電子資源。高校檔案管理信息化建設，遵循科學性的原則，明確高校信息化范圍，全面的篩選高校原有館藏檔案，針對館藏特色檔案，進行相對應的信息化建設。
　　2 高校檔案管理信息化建設的路徑
　　2.1 利用數(shù)字化技術更新高校檔案信息化建設的主要內容
　　在數(shù)字化時代的推動下，高校檔案管理的信息化建設的主要內容包括，利用數(shù)字化信息技術將傳統(tǒng)的紙質答案進行掃描、錄入，轉化成電子檔案，并納入高校的答案管理系統(tǒng)之中。利用掃描儀、計算機等先進的數(shù)字化設備，實現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理�？梢詫⒏鞣N紙質檔案、語音圖像資料轉換成電子檔案，進行統(tǒng)一的管理、存儲。對于這些電子檔案還要進行一體化的管理，利用先進的管理軟件，對各種電子文件進行歸檔、整理。對高校檔案資源在錄入、存儲、搜索、傳遞等每個環(huán)節(jié)加強管理，提高高校檔案資源管理的效率。此外還應該利用數(shù)字化的設備和技術，實現(xiàn)高校檔案資源的共享，利用互聯(lián)網(wǎng)技術，對高校檔案的資源進行共享，同時還應該利用網(wǎng)絡安全保護技術，保護高校檔案資源的安全性，實現(xiàn)高校檔案資源在互聯(lián)網(wǎng)中快速傳遞、安全共享。
　　2.2 利用數(shù)字化技術發(fā)展電子文件資源、網(wǎng)絡資源
　　在數(shù)字化時代的推動下，高校檔案信息化建設應該以紙質檔案為基礎，以電子文件資源作為檔案資源的補充，利用信息化技術，大力的發(fā)展電子文件資源。傳統(tǒng)的紙質檔案會占據(jù)比較大的空間，增加庫房的壓力，不易存儲、管理和保管。但是由于紙質檔案的法律效力、安全保密等因素，紙質檔案仍是高校檔案信息資源中的主要途徑。但是在數(shù)字化時代的推動下，高校檔案管理也應該大力的發(fā)展電子文件資源作為紙質檔案資源的補充。電子文件是利用數(shù)字化的技術、利用代碼在電子設備中進行存儲、利用，非常方便、快捷，便于錄入、歸檔、管理、搜索，能夠提高高校檔案管理的工作效率。同時還能夠利用網(wǎng)絡技術，在互聯(lián)網(wǎng)中進行傳播和共享。此外，還應該利用數(shù)字化技術，加快發(fā)展網(wǎng)絡資源。信息資源除了傳統(tǒng)的紙質資源和新興的電子資源之外，還包括網(wǎng)絡資源。網(wǎng)絡中蘊含著巨大的信息量和豐富的資源，高�？梢岳�用互聯(lián)網(wǎng)中大量豐富的資源，優(yōu)化檔案資源，實現(xiàn)館藏檔案資源的社會化和特色化，實現(xiàn)高校檔案資源的現(xiàn)代化與電子化。
　　2.3 制定規(guī)范的管理標準
　　為了使高校檔案工作正常高效的運轉，必須要制定規(guī)范化、標準化、科學化的管理標準，高校檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)，都需要有規(guī)范的管理制度來保障。因此高校應該建立規(guī)范化的管理制度和標準，并且應該根據(jù)時代的變化和學校具體情況的變化，及時的更新優(yōu)化檔案信息管理的標準和制度。保證檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)和部門，都能夠協(xié)調合作、有序進行，確保檔案工作的各個環(huán)節(jié)都能夠有標準可依。同時高校檔案管理機構還應該加強信息化校務建設體系，滿足使用者多樣化的需求，保證檔案資源的全面性、豐富性。
　　2.4 加強高校檔案安全管理
　　高校檔案管理信息化建設的同時，應該注重加強高校檔案的安全管理，高校的檔案對于學校來說具有重要的作用，因此，一定要加強高校檔案的安全管理工作。雖然網(wǎng)絡技術信息化技術非常發(fā)達，但是網(wǎng)絡中存在著許多病毒，時刻威脅著高校檔案信息的安全。高校應該建立健全的檔案信息安全管理體系，保障高校檔案信息和網(wǎng)絡的安全性，檔案資源在錄入、存儲、管理、傳遞的過程中，容易受到網(wǎng)絡病毒的攻擊。在這些環(huán)節(jié)應該加強高校檔案信息的安全管理，定期的修復網(wǎng)絡系統(tǒng)的漏洞，避免出現(xiàn)高校檔案信息被竊取的現(xiàn)象。做好檔案人員安全管理的培訓工作，使檔案人員具備相應的安全操作知識和技能，避免出現(xiàn)高校檔案資源由于人為操作而被破壞的情況，增強高校檔案信息管理的安全性。
　　3 結束語
　　高校檔案信息化建設，首先應該利用數(shù)字化技術明確高校檔案信息化建設的主要內容，利用數(shù)字化技術發(fā)展電子文件資源和網(wǎng)絡資源，制定規(guī)范的管理標準，保障高校檔案管理工作有序進行，同時還應該加強高校檔案的安全管理，增強高校檔案信息管理的安全性。
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