職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及有效發(fā)揮

　　【摘要】職業(yè)院校中管理任務(wù)關(guān)系到學(xué)生的各種資料保存，其中涵蓋了豐富的信息，有關(guān)人需要足夠重視自己的工作，通過(guò)盡可能地發(fā)揮檔案管理工作優(yōu)勢(shì)來(lái)為職業(yè)院校的教育管理以及基礎(chǔ)建設(shè)提供指導(dǎo)依據(jù)。文章從職業(yè)院校的檔案管理方面入手進(jìn)行分析，闡述發(fā)揮作用的策略來(lái)為職業(yè)院校檔案管理工作提供一定的參考。
　　【關(guān)鍵詞】職業(yè)院校；檔案管理；服務(wù)職能；管理工作
　　檔案管理工作對(duì)于職業(yè)院校檔案的原始記錄來(lái)說(shuō)意義重大，在教學(xué)管理方面對(duì)這些檔案的需求很多，因而落實(shí)檔案管理工作并提高其效率，有效發(fā)揮有關(guān)職能十分重要。文章從檔案管理服務(wù)職能如何才能得到有效發(fā)揮入手分析，以期職業(yè)院校檔案管理工作能夠在一定程度上提高其效率，同時(shí)有關(guān)工作人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ鬟M(jìn)行微調(diào)，以使工作和校園建設(shè)管理的方向契合，讓服務(wù)職能得到發(fā)揮。
　　一、職業(yè)院校檔案管理中存在的問(wèn)題
　　職業(yè)院校檔案管理工作對(duì)于教學(xué)管理意義重大，目前這些工作中存在一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)的形式、管理手段，檔案利用率以及有關(guān)工作人員的溝通不到位等方面。
　�。ㄒ唬�檔案服務(wù)形式。很多職業(yè)院校檔案管理的過(guò)程中僅僅提供單一查詢(xún)檔案的服務(wù)，這種過(guò)程通常通過(guò)面對(duì)面信息查詢(xún)實(shí)現(xiàn)，體現(xiàn)出檔案館數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足用戶對(duì)于檔案的需求。與此同時(shí)，對(duì)于檔案內(nèi)容也僅僅是復(fù)寫(xiě)抄送，同時(shí)必須有有關(guān)證明才能對(duì)檔案進(jìn)行查詢(xún)，查詢(xún)效率十分低下，完全無(wú)法滿足各方面的需求。
　�。ǘ�）檔案管理手段落后。目前很多院校檔案管理依然采取傳統(tǒng)的人工管理方法，這種方法沒(méi)能有效利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，存在很多弊端。首先人工管理的方法中，檔案查找十分困難，有關(guān)卷宗較多的時(shí)候若依然是僅僅能通過(guò)人工管理進(jìn)行管理查詢(xún)等，就會(huì)極大地影響工作效率，深知對(duì)學(xué)校工作產(chǎn)生負(fù)面影響，阻礙檔案資源使用效率的提升。
　�。ㄈ�）檔案利用率低。職業(yè)院校檔案管理工作中對(duì)于資源利用效率十分低下，一般有關(guān)工作人員投入的時(shí)間精力都用于對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和整理，但是對(duì)于一些財(cái)會(huì)類(lèi)等信息利用率很低，通常保持在不到百分之十，利用效率和投入資本完全不成正比關(guān)系。除此之外，利用率高的教學(xué)以及學(xué)生檔案等檔案種類(lèi)不全，投入很少，而且很少會(huì)有相關(guān)的開(kāi)發(fā)，這對(duì)于檔案管理服務(wù)的職能發(fā)揮產(chǎn)生了一定的限制。同時(shí)有些檔案的微信平臺(tái)建設(shè)以及軟件推送等問(wèn)題同樣影響到了服務(wù)職能的發(fā)揮，這些問(wèn)題如何才能得到解決，成為職業(yè)院校檔案管理部門(mén)需要解決的重點(diǎn)。
　�。ㄋ模┯嘘P(guān)工作者溝通不足。檔案管理工作是面向檔案需求者的，如果有關(guān)工作人員不能和需求者有效溝通，就不能有效滿足其需求，從其需求考慮如何提高工作效率，也就是說(shuō)不能根據(jù)需求來(lái)提供高水準(zhǔn)的工作，不能夠?qū)ψ陨砉ぷ鬟M(jìn)行針對(duì)性的解答，從而拉低了職業(yè)院校檔案管理服務(wù)質(zhì)量。
　　二、職業(yè)院校檔案管理效率提高策略
　　針對(duì)職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，給出了一些對(duì)應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。
　�。ㄒ唬┩晟破脚_(tái)提高效率。為了完善構(gòu)建職業(yè)院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以開(kāi)設(shè)一些諸如在線檔案館以及微信公眾號(hào)平臺(tái)等服務(wù)方式為在校師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。職業(yè)院校首先要對(duì)本校的檔案進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)不同的特點(diǎn)采取不同的預(yù)警機(jī)制，對(duì)于一些可能出現(xiàn)的故障進(jìn)行預(yù)防并總結(jié)出應(yīng)對(duì)措施，為查詢(xún)者提供足夠的服務(wù)保障。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用可以有效提高檔案搜索和分類(lèi)的效率，進(jìn)而提高職業(yè)院校檔案管理服務(wù)效率。
　�。ǘ�）服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，現(xiàn)在各行各業(yè)都可以結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化來(lái)提高工作效率，職業(yè)院校檔案管理部門(mén)也可以對(duì)這些信息加以利用，在保持傳統(tǒng)的查詢(xún)基礎(chǔ)上來(lái)豐富自身服務(wù)形式，通過(guò)各種現(xiàn)代化形式來(lái)處理需求者的問(wèn)題，同時(shí)將檔案信息以更加便利的方式發(fā)送，比如郵件等，以提高雙方工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。除此之外，檔案展覽以及查詢(xún)流程等活動(dòng)可以讓需求者更加了解服務(wù)流程并通過(guò)多種多樣渠道來(lái)獲得服務(wù)。
　�。ㄈ�）完善檔案結(jié)構(gòu)。職業(yè)院校檔案的利用率提高可以更大程度上發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，這樣的話保證檔案種類(lèi)齊全結(jié)構(gòu)完整顯得比較重要。針對(duì)這一類(lèi)問(wèn)題可以對(duì)資源的結(jié)構(gòu)進(jìn)行一些調(diào)整，明確資源搜集的工作重點(diǎn)，從重點(diǎn)入手進(jìn)行工作，管理服務(wù)人員應(yīng)該加強(qiáng)管理，比如一些常用的教學(xué)檔案和學(xué)生檔案等，提高這一方面的錄入和統(tǒng)計(jì)工作效率，這樣整體的工作效率就會(huì)有宏觀上的提高，最終為需求者提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。
　�。ㄋ模┖透鞣矫婕訌�(qiáng)溝通。職業(yè)院校檔案管理工作是面向需求者的工作，因此對(duì)于各方面尤其是需求者的溝通需要做到位，只有對(duì)他們的需求掌握清楚了，才能夠?qū)ψ陨砉ぷ鬟M(jìn)行反復(fù)調(diào)整，改變檔案種類(lèi)和有關(guān)服務(wù)的形式。
　　三、結(jié)束語(yǔ)
　　職業(yè)院校的發(fā)展給檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和新的挑戰(zhàn)，有關(guān)工作人員需要對(duì)于自身服務(wù)職能做出清晰認(rèn)知，充分發(fā)揮職務(wù)作用，對(duì)檔案資源價(jià)值進(jìn)行盡可能的開(kāi)發(fā)，并通過(guò)改進(jìn)服務(wù)手段，加強(qiáng)和需求者溝通等方式來(lái)提高服務(wù)職能，進(jìn)而提高工作效率，給需求者帶來(lái)更優(yōu)質(zhì)效率化的服務(wù)。
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